Шаги инструкции
- Знакомая сцена
- Почему так выходит
- Что у вас будет в конце
- Что не отправлять в нейросеть
- Шаги
- Быстрый старт: отдай это агенту
- Шаг 1. Попросите ведомость за два месяца
- Шаг 2. Обезличьте таблицу
- Шаг 3. Запишите правила расчёта
- Шаг 4. Сверьте ведомость
- Шаг 5. Проверьте проверяющего
- Шаг 6. Отправьте вопросы бухгалтеру
- Шаг 7. Поставьте проверку в календарь
- Как это работает у нас в АРТРА
- Что проверить
- Что пошло не так
Что нужно до старта
- ведомость за этот и прошлый месяц (Excel или таблица из 1С)
- правила, по которым вы платите: оклады, ставки, проценты, премии
- любая нейросеть: ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, GigaChat, Алиса
- около часа на первый раз
Сложность: новичок, программировать не нужно
Знакомая сцена
Пятница, шесть вечера. Бухгалтер пишет: «Ведомость готова, в понедельник платим, гляньте». Вы открываете файл, листаете сорок строк и смотрите на итог. Вроде как в прошлом месяце. Пишете «ок» и едете домой.
Через месяц выясняется: пекарю начислили три лишние смены, а один продавец стоит в ведомости дважды. Итог при этом выглядел привычно, потому что двое уволенных из ведомости пропали. Ошибки спрятались за пустыми строками.
Деньги ушли. Просить их обратно неловко всем.
Почему так выходит
Правила живут в голове. У вас одна версия, у бухгалтера другая, на бумаге никакой. Сверять строку не с чем, остаётся «на глаз».
Глаз смотрит на итог. Переплата одному и пропавший другой вместе дают знакомую цифру.
Руками это долго. Две таблицы, калькулятор, сорок строк. «Болит система учета приходов и расходов», пишут в комментариях в Telegram-канале про ИИ. В пятницу вечером ведомость не пересчитывает никто.
Страшно показывать зарплаты нейросети. Про персональные данные в тех же комментариях пишут прямо: «а значит просто так не ИИзируешь». Поэтому здесь нейросеть не видит ни одного имени: только «Сотрудник 1», должность и цифры.
Учебная пекарня «Мякиш» · сентябрь и октябрь · цифры условные
До
Итог октября 277 400 ₽+2,8% к сентябрю, на глаз всё спокойно
От бухгалтера«Ведомость готова, в понедельник платим, гляньте»
Двое уволенных пропали из ведомости и прикрыли переплату.
Разбор
Сотрудник 2, пекарь22 × 2 500 = 55 000, а в ведомости 62 500. СТОП
Сотрудник 4, продавецстрока повторяется дважды, +28 800 ₽. СТОП
Сравнение месяцев пекаря пропустило бы: рост 13,6% при пороге 15%.
После
Внутри 36 300 ₽ переплаты
Если исправить СТОП: 277 400 − 7 500 − 28 800 = 241 100 ₽.
Вопрос бухгалтеруЭто ошибка или вторая выплата, и за что?
Закрепить
- 1Паспорт расчёта в «Проекте»
- 2Итог и 3 строки калькулятором
- 3За 3 рабочих дня до выплаты
СТОП значит спросить до выплаты, а не урезать зарплату самому.
Что у вас будет в конце
- Паспорт расчёта: все правила оплаты на одной странице.
- Таблица расхождений: где деньги уйдут не туда (СТОП) и где нужна причина (УТОЧНИТЬ). У каждой цифры формула для калькулятора.
- Сообщение бухгалтеру: вежливые вопросы с цифрами.
- Напоминание в календаре за три рабочих дня до выплаты.
Это правило двух ключей, как у банковской ячейки. Бухгалтер считает, вы сверяете. Недоверия тут нет, просто деньги так устроены.
Первый раз уйдёт около часа. Дальше, по нашей оценке, полчаса в месяц.
Вы даёте
- Ведомость за этот и прошлый месяц из Excel или 1С
- Правила оплаты: оклады, ставки, проценты, премии
- Таблицу без имён: номер сотрудника, должность, цифры
Получаете
- Паспорт расчёта: все правила оплаты на одной странице
- Таблицу расхождений СТОП и УТОЧНИТЬ с формулами
- Сообщение бухгалтеру: вежливые вопросы с цифрами
Что не отправлять в нейросеть
Нейросеть работает как почта или облако: всё, что вы вставили в чат, уходит на чужой сервер. Поэтому отправляйте только то, что нужно для задачи. Вместо имён пишите «Сотрудник 1», «Сотрудник 2», а СНИЛС, ИНН, номера счетов, карт и паспортов удалите. Подрядчики на ИП и самозанятые записаны по фамилии: их тоже под код. Пароли и коды из СМС не вставляйте никогда. Если вставили, сразу смените пароль или отзовите код и удалите чат. В настройках запретите нейросети учиться на ваших чатах (обычно раздел «Данные» или «Конфиденциальность», в ChatGPT: «Настройки» → «Управление данными»). Как почистить ведомость, показано в шаге 2.
Настоящую ведомость отправляйте, только когда знаете, что это можно. Спросите себя: разрешено ли в компании передавать начисления сотрудников, даже без имён, в этот сервис? Да, нет или не знаю. Ответ «да» значит, что так говорят правила компании и договоры с сотрудниками. Нет или не знаете? Сначала спросите юриста или ответственного за персональные данные, а пока пройдите всё на учебной пекарне: паспорт и две ведомости есть на этой странице.
Если в чат ушли имена, СНИЛС, счета или карты, остановитесь. Больше ничего в этот чат не вставляйте. Эти данные уже на сервере сервиса, и удаление сообщения передачу не отменяет. Удалите сообщение или весь чат, сообщите ответственному за персональные данные в компании (если такого нет, юристу) и начните новый чат с обезличенной ведомостью. Чат и проект с паспортом расчёта не открывайте для общего доступа и не делитесь ссылкой на них.
Помните: коды «Сотрудник 1» снижают риск, но не делают данные полностью безымянными. Если должность в штате одна (управляющий, курьер), сумма выдаёт человека и без имени. Тогда умножьте все суммы на одно число (запасной путь в шаге 2) или уберите такие строки из таблицы и пересчитайте их сами на калькуляторе.
Шаги
- Попросите ведомость за два месяца
- Обезличьте таблицу
- Запишите правила расчёта
- Сверьте ведомость
- Проверьте проверяющего
- Отправьте вопросы бухгалтеру
- Поставьте проверку в календарь
Если читать некогда, внутри есть быстрый старт: один промпт (текст-задание для нейросети), который проведёт вас по шагам 3, 4 и 6 за один разговор.
Быстрый старт: отдай это агенту
Откройте новый чат в любой нейросети: ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, GigaChat или Алиса. Вставьте промпт и отвечайте на вопросы. Свою ведомость сначала обезличьте (шаг 2) и отправляйте вторым сообщением, когда нейросеть спросит, можно ли её передавать. Для тренировки возьмите учебный пример из шага 4: вставьте его в этот же чат и напишите «проверь».
Второй путь: нажмите «Скачать файл для нейросети», прикрепите его скрепкой и напишите: «Прочитай и сделай со мной по шагам». Скрепки нет? Нажмите «Скопировать весь файл» и вставьте текстом.
Ты помогаешь мне, владельцу бизнеса, проверить зарплатную ведомость перед выплатой. Я не бухгалтер и не программист: объясняй просто. Налоги, взносы и удержания не проверяй и советов по ним не давай, на такие вопросы отвечай «уточните у бухгалтера». Вопросы задавай по одному и жди ответа.
ДАННЫЕ. Первым делом спроси: «Разрешено ли в вашей компании передавать правила оплаты, ставки и оклады, начисления сотрудников, даже без имён, в этот сервис? И убраны ли из них имена, СНИЛС, ИНН, счета и карты? Да, нет или не знаю». Если нет или не знаю, мои ставки, оклады, паспорт и ведомости не проси: паспорт собираем без сумм (только как устроена оплата) или берём учебную пекарню со страницы инструкции, пока я не получу ответ от юриста или ответственного за персональные данные. Учебный пример со страницы инструкции проверяй сразу, без вопроса. Если я назову имя, СНИЛС, счёт или карту, остановись: не повторяй эти данные, не проверяй и не записывай их. Скажи прямо, что данные уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет. Попроси больше ничего не вставлять в этот чат, удалить сообщение или весь чат, сообщить ответственному за персональные данные (если такого нет, юристу) и начать новый чат с обезличенными данными. Пароли и коды из СМС не принимай: если я их вставил, скажи сразу сменить пароль или отозвать код. Напомни держать чат и проект без общего доступа.
ЭТАП 1. ПАСПОРТ РАСЧЁТА. Если на вопрос о данных я ответил «да» и у меня есть готовый паспорт, попроси прислать его следующим сообщением и пропусти этот этап. Иначе спроси по очереди (при «нет» или «не знаю» без сумм): 1) какие должности и сколько человек на каждой (без имён); 2) как считается каждая должность: оклад, ставка за смену, час или штуку, процент (от чего и с какого порога), премия; 3) откуда берутся количества и итоги для процентов: табель, касса, CRM; 4) раз в месяц или аванс плюс остаток, за какой месяц считается выплата; 5) что менялось в этом месяце: кого приняли, уволили, отпуска, новые ставки, разовые премии; 6) какое изменение к прошлому месяцу считать подозрительным (если не знаю, предложи 15%).
Числа бери только с моих слов, неизвестное пиши «уточнить у бухгалтера». Собери паспорт с заголовками ШТАТ · ПРАВИЛА ПО ДОЛЖНОСТЯМ · ОТКУДА ЦИФРЫ · ВЫПЛАТЫ И ПЕРИОД · ИЗМЕНЕНИЯ МЕСЯЦА · ПОРОГ и спроси, всё ли верно.
ЭТАП 2. СВЕРКА. Если на вопрос о данных я ответил «нет» или «не знаю», мою ведомость не проси: сверяем учебную пекарню со страницы инструкции. Если «да», попроси ведомость прошлого месяца, ведомость текущего и итоги для процентов (файлом или текстом из Excel). Напомни: вместо имён «Сотрудник 1», «Сотрудник 2», один номер означает одного человека в обоих месяцах, без СНИЛС, ИНН, счетов и карт; скрытые столбцы и листы уходят вместе с файлом; должность в одном лице выдаёт человека и по сумме. Если в ведомости всё же окажутся имена, СНИЛС, счета или карты, остановись по правилу из блока ДАННЫЕ: не повторяй и не проверяй эти строки.
Проверяй так: правило, которого нет в паспорте, не придумывай, пиши «правило не указано, уточнить»; сложи строки текущего месяца по одной, покажи сложение и сверь с итогом ведомости, то же для прошлого месяца; найди дубли, пропавших и новых; каждую строку пересчитай по паспорту с формулой, например 22 × 2 500 = 55 000, расхождение больше 1 ₽ вноси в таблицу; отметь изменения к прошлому месяцу больше порога, если их не объясняют правила; цифры из ведомости не меняй и не округляй; замечания пиши вопросами, а не обвинениями.
Формат ответа: СВОДКА (итоги двух месяцев, разница в рублях и процентах, сходится ли итог с суммой строк) · РАСХОЖДЕНИЯ (таблица: № | сотрудник | что не так | по правилу | в ведомости | разница | СТОП или УТОЧНИТЬ; СТОП, если деньги уйдут не туда: дубль, ошибка расчёта, итог не сходится; УТОЧНИТЬ, если это может быть нормой, но нужна причина) · БЕЗ ЗАМЕЧАНИЙ (с формулой) · ЕСЛИ ИСПРАВИТЬ СТОП (каким станет итог текущего месяца) · ВОПРОСЫ БУХГАЛТЕРУ (по одному на расхождение, с цифрами) · ЧЕГО НЕ ХВАТИЛО.
ЭТАП 3. СООБЩЕНИЕ БУХГАЛТЕРУ. Сделай из вопросов короткое вежливое сообщение нумерованным списком, без обвинений, номера сотрудников оставь как есть, в конце попроси ответить до даты выплаты (спроси её у меня). Потом напомни мне пересчитать на калькуляторе итог ведомости и три строки: две из СТОП и одну без замечаний.
В КОНЦЕ выдай одним блоком паспорт расчёта, чтобы я сохранил его на следующий месяц. Проверь, что в паспорте нет имён, и напомни хранить его в проекте или заметке без общего доступа.
Начни с вопроса о данных, потом спроси, есть ли у меня готовый паспорт расчёта.Затем вставьте в чат нейросети
Получилось, если у вас есть паспорт, таблица расхождений с формулами и сообщение бухгалтеру. Паспорт сохраните в «Проект» (папка с постоянными инструкциями в ChatGPT и Claude) или в заметку. Каждый месяц отправляйте его вторым сообщением, после вопроса нейросети о разрешении. Проект и заметку держите только у себя: без общего доступа и без ссылок для других.
Когда проверка приживётся, её можно отдать агенту: он сам забирает ведомость у бухгалтера, сверяет по паспорту и присылает вам только СТОП и УТОЧНИТЬ.
Шаг 1. Попросите ведомость за два месяца
Нужны две таблицы: та, которую собираетесь платить, и прошлый месяц, уже выплаченный. Попросите у бухгалтера: в 1С у большинства отчётов есть сохранение в Excel.
Добрый день! Пришлите, пожалуйста, в Excel начисления за (этот месяц) и за (прошлый месяц). Нужны колонки: должность, сколько отработано (дни, смены или часы), начислено по видам (оклад, проценты, премии) и итого начислено. Удержания и налоги можно отдельными колонками. Если удобно, вместо ФИО поставьте табельный номер. Хочу перед выплатой сверить с прошлым месяцем.Затем вставьте в чат нейросети
Здесь и дальше: скобки вроде «(этот месяц)» или «(дата выплаты)» сотрите и впишите своё. Сами таблицы и паспорт в нейросеть идут вторым сообщением, после её вопроса о разрешении.
Ведомость только на бумаге или в PDF? Перепечатайте пять колонок: сотрудник, должность, отработано, начислено по видам, итого.
Готово, если: у вас две таблицы, и в каждой видно, сколько отработал человек и из чего сложилась сумма.
Шаг 2. Обезличьте таблицу
Таблица уйдёт во внешний сервис, поэтому в ней остаются только номер сотрудника, должность и цифры. В Excel или Google Таблицах это 10–15 минут:
- Сохраните копию файла и работайте в копии.
- Вставьте слева столбец «Код». Номера берите из «Ключа» (о нём ниже). В первый раз сначала составьте «Ключ»: скопируйте табельные номера и ФИО на новый лист и уберите повторы (в Excel «Данные» → «Удалить дубликаты», в Google Таблицах «Данные» → «Очистка данных» → «Удалить повторы»). В этом списке без повторов номера можно протянуть вниз. Потом проставьте коды в ведомость вручную или формулой ВПР по табельному номеру. Формулу сразу превратите в обычные значения: выделите столбец «Код», «Копировать», затем «Специальная вставка» → «Значения». Иначе после пункта 3 коды сломаются. А вот по самой ведомости номера не протягивайте: если человек стоит в ней дважды, он получит два разных номера, и дубль, который вы ищете, спрячется.
- Удалите столбцы: ФИО, СНИЛС, ИНН, номер счёта или карты, паспорт, дата рождения, адрес, табельный номер. Проверьте скрытые столбцы и другие листы файла: они уйдут вместе с ним. Надёжнее скопировать нужные строки на новый лист и отправить только его.
- Имена в примечаниях и шапке найдите через «Найти и заменить» (Ctrl+H, на Mac Cmd+Shift+H) и замените кодом.
- Удалите шапку с названием и реквизитами компании.
Ключ держите у себя. Файл «Ключ» с тремя колонками («табельный 0012 | Сотрудник 1 | Иванова»: табельный номер первым, иначе ВПР его не найдёт) в нейросеть не отправляйте. Номер закрепляется за человеком навсегда, во всех месяцах один. Новичку следующий свободный номер, номер уволенного никому. Иначе нейросеть увидит «уволен» и «новый» там, где человек просто сменил номер.
Обезличивать за вас нейросеть не просите: для этого ей пришлось бы увидеть имена.
Не хотите показывать и суммы? Умножьте все суммы обоих месяцев на одно число, например на 1,37, а паспорт дайте без сумм ставок. Дубли, пропавших и скачки нейросеть найдёт, ставки проверите сами.
Подробнее про обезличивание, с запасными путями для Word и PDF, в соседней инструкции (obezlichit-dannye).
Готово, если: в обеих таблицах нет ни одного имени, номера документа или счёта; один человек под одним номером в обоих месяцах, даже если он стоит в ведомости дважды; «Ключ» лежит только у вас.
Шаг 3. Запишите правила расчёта
Без правил нейросеть только сравнит два месяца. С правилами она пересчитает каждую строку и поймает то, что сравнение пропускает. Промпт сам задаст вопросы, около 15 минут.
Ты финансовый контролёр. Помоги мне записать правила, по которым я плачу зарплату: по ним потом будешь проверять ведомость. Налоги и удержания не обсуждаем, это зона бухгалтера.
ДАННЫЕ: до вопросов спроси, разрешено ли мне передавать правила оплаты и суммы ставок и окладов в этот сервис и нет ли в них имён. Да, нет или не знаю. Не знаю или нельзя: суммы не проси, записываем правила без сумм или тренируемся на учебной пекарне со страницы инструкции. Имён не проси. Если я всё-таки назову имя, СНИЛС, счёт или карту, остановись: не повторяй эти данные и не записывай их в паспорт. Скажи прямо, что они уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет. Попроси больше ничего не вставлять в этот чат, удалить сообщение или весь чат, сообщить ответственному за персональные данные (если такого нет, юристу) и начать новый чат без них. Пароли и коды из СМС не принимай. Напомни держать чат и проект с паспортом без общего доступа.
Задавай вопросы по одному и жди ответа:
1. Какие должности в штате и сколько человек на каждой (без имён).
2. Как считается каждая должность: оклад (сколько), ставка за смену, час или штуку (сколько), процент (от чего и с какого порога), премия (за что и сколько).
3. Откуда берутся количества и итоги для процентов: табель, график смен, касса, CRM, журнал доставок.
4. Как платим: раз в месяц или аванс плюс остаток; ведомость на всю сумму или на остаток; за какой месяц считается выплата.
5. Что менялось в этом месяце: кого приняли, уволили, отпуска, больничные, новые ставки, разовые премии.
6. Какое изменение к прошлому месяцу считать подозрительным. Если не знаю, предложи 15%.
Числа бери только с моих слов. Если правила я не знаю, пиши «уточнить у бухгалтера» и иди дальше.
В конце собери паспорт с заголовками: ШТАТ · ПРАВИЛА ПО ДОЛЖНОСТЯМ · ОТКУДА ЦИФРЫ · ВЫПЛАТЫ И ПЕРИОД · ИЗМЕНЕНИЯ МЕСЯЦА · ПОРОГ. Коротко, по-русски. Покажи и спроси, всё ли верно.Затем вставьте в чат нейросети
Как выглядит готовый паспорт, видно в учебном примере в шаге 4.
Правило про 10-е число мы взяли из своей клиники: октябрьская ведомость, оплаченная 5 ноября, не попадёт в ноябрь. Ваше правило может быть другим, главное договориться о нём с бухгалтером и записать.
Не знаете, как считаются премии? Пишите «уточнить», нейросеть внесёт это в вопросы. Паспорт сохраните и каждый месяц обновляйте только «Изменения месяца».
Готово, если: у каждой должности есть правило с цифрой или пометка «уточнить у бухгалтера»; записано, за какой месяц выплата; есть порог.
Шаг 4. Сверьте ведомость
Главный промпт. Отправьте его отдельным сообщением. Нейросеть спросит, можно ли передавать паспорт и ведомости и обезличены ли они. Паспорт и две таблицы отправляйте вторым сообщением, после ответа «да». Файлы нейросеть не принимает? Скопируйте таблицу из Excel и вставьте текстом. Около 10 минут.
# ДАННЫЕ (сначала это)
Перед сверкой спроси одним вопросом: разрешено ли в моей компании передавать паспорт расчёта со ставками и начисления сотрудников, даже без имён, в этот сервис, и обезличены ли ведомости (нет имён, СНИЛС, ИНН, счетов и карт). Да, нет или не знаю. Нет или не знаю: мой паспорт и ведомости не проси и не проверяй, предложи учебный пример со страницы инструкции, пока я не получу ответ от юриста или ответственного за персональные данные. Учебный пример (он помечен «УЧЕБНЫЙ ПРИМЕР») проверяй сразу, без вопроса.
Если в ведомости всё-таки есть имена, СНИЛС, счета или карты, остановись: не повторяй и не проверяй эти строки. Скажи прямо, что данные уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет. Попроси больше ничего не вставлять в этот чат, удалить сообщение или весь чат, сообщить ответственному за персональные данные (если такого нет, юристу) и начать новый чат с обезличенной ведомостью. Пароли и коды из СМС не принимай: скажи сразу сменить пароль или отозвать код. Напомни держать чат и проект с паспортом без общего доступа и без ссылок для других.
# КТО ТЫ
Ты внимательный финансовый контролёр. Проверяешь зарплатную ведомость перед выплатой. Ты не бухгалтер и не налоговый консультант: налоги, взносы и удержания не пересчитываешь и не оцениваешь. Заметил там странное (например, к выплате больше, чем начислено), просто задай вопрос бухгалтеру.
# ЧТО Я ДАЮ
1. Паспорт расчёта (следующим сообщением или в инструкциях проекта).
2. Ведомость прошлого месяца.
3. Ведомость текущего месяца, которую собираюсь платить.
4. Итоги для процентов (выручка и т. п.), если есть.
Сотрудники обезличены: один номер означает одного человека в обоих месяцах.
# КАК ПРОВЕРЯТЬ
1. Прочитай паспорт. Правило, которого в паспорте нет, не придумывай: пиши «правило не указано, уточнить».
2. Сложи строки текущего месяца по одной, покажи сложение и сверь с итогом ведомости. То же для прошлого месяца.
3. Найди дубли: один сотрудник или одинаковая строка дважды.
4. Найди пропавших (были в прошлом месяце, нет в этом) и новых (появились впервые).
5. Каждую строку текущего месяца пересчитай по паспорту и покажи формулу, например 22 × 2 500 = 55 000. Расхождение больше 1 ₽ вноси в таблицу.
6. Отметь изменения к прошлому месяцу больше порога из паспорта, если их не объясняют правила или изменения месяца.
7. Цифры из ведомости не меняй и не округляй. Не можешь прочитать строку, так и скажи.
8. Каждое замечание пиши вопросом, а не обвинением: у расхождения может быть причина, которую знаю я или бухгалтер.
# ФОРМАТ ОТВЕТА
СВОДКА: итог прошлого месяца, итог текущего, разница в рублях и процентах; сходится ли итог ведомости с суммой строк.
РАСХОЖДЕНИЯ: таблица № | сотрудник | что не так | по правилу | в ведомости | разница | СТОП или УТОЧНИТЬ.
СТОП: деньги уйдут не туда (дубль, ошибка расчёта по правилу, итог не сходится).
УТОЧНИТЬ: может быть нормой, но нужна причина (новый сотрудник, пропавший, скачок, правило не указано).
БЕЗ ЗАМЕЧАНИЙ: кто проверен и сошёлся, с формулой, одной строкой на человека.
ЕСЛИ ИСПРАВИТЬ СТОП: каким станет итог текущего месяца.
ВОПРОСЫ БУХГАЛТЕРУ: по одному на расхождение, коротко, с цифрами.
ЧЕГО НЕ ХВАТИЛО: каких данных не было, чтобы проверить остальное.
Отвечай по-русски, коротко, без воды.
# ЧТО ПРИШЛЮ
Паспорт расчёта (если его нет в инструкциях проекта), свои ведомости и итоги для процентов пришлю следующим сообщением, после твоего вопроса о разрешении. Учебный пример можно присылать сразу.Затем вставьте в чат нейросети
Проверьте, что нейросеть остановится. Перед первой настоящей ведомостью отправьте после промпта одну выдуманную строку:
Петров Иван Сергеевич | Пекарь | 20 смен | 50 000 | 0 | 50 000 | счёт 40817810000000000001Правильный ответ: нейросеть не повторяет имя и номер счёта, не проверяет строку и просит обезличить ведомость (шаг 2). Проверка прошла: настоящую ведомость сверяйте в новом чате. Если она проверила строку, настоящую ведомость в этот сервис не отправляйте: вставьте промпт заново целиком и повторите проверку, а если не помогло, работайте только на учебной пекарне.
Сначала потренируйтесь. Пекарня «Мякиш» выдумана, цифры условные. В октябрьскую ведомость подложены две ошибки и три ситуации «надо спросить». В новом чате вставьте промпт 2, а следующим сообщением блок ниже целиком: это учебный пример, его нейросеть проверит без вопроса.
УЧЕБНЫЙ ПРИМЕР. Пекарня «Мякиш» выдумана для тренировки, все цифры условные.
ПАСПОРТ РАСЧЁТА
ШТАТ: управляющий 1, пекари 2, продавцы 2–3, курьер 1.
ПРАВИЛА ПО ДОЛЖНОСТЯМ:
- Управляющий: оклад 55 000 ₽ + премия 3% от выручки сверх 1 500 000 ₽ за месяц.
- Пекарь: 2 500 ₽ за смену.
- Продавец: 1 800 ₽ за смену.
- Курьер: 150 ₽ за доставку.
ОТКУДА ЦИФРЫ: смены из табеля, доставки из журнала доставок, выручка из кассы.
ВЫПЛАТЫ И ПЕРИОД: раз в месяц, ведомость на всю сумму. Выплата до 10-го числа включительно считается за прошлый месяц.
ИЗМЕНЕНИЯ МЕСЯЦА: не записаны.
ПОРОГ: 15% к прошлому месяцу.
ВЫРУЧКА: сентябрь 1 620 000 ₽, октябрь 1 780 000 ₽.
ВЕДОМОСТЬ ЗА СЕНТЯБРЬ (уже выплачена)
Сотрудник | Должность | Отработано | По ставке или оклад | Премия | Начислено
Сотрудник 1 | Управляющий | — | 55 000 | 3 600 | 58 600
Сотрудник 2 | Пекарь | 22 смены | 55 000 | 0 | 55 000
Сотрудник 3 | Пекарь | 20 смен | 50 000 | 0 | 50 000
Сотрудник 4 | Продавец | 15 смен | 27 000 | 0 | 27 000
Сотрудник 5 | Продавец | 14 смен | 25 200 | 0 | 25 200
Сотрудник 6 | Курьер | 180 доставок | 27 000 | 0 | 27 000
Сотрудник 8 | Продавец | 15 смен | 27 000 | 0 | 27 000
Итого начислено: 269 800
ВЕДОМОСТЬ ЗА ОКТЯБРЬ (проверяем перед выплатой)
Сотрудник | Должность | Отработано | По ставке или оклад | Премия | Начислено
Сотрудник 1 | Управляющий | — | 55 000 | 8 400 | 63 400
Сотрудник 2 | Пекарь | 22 смены | 62 500 | 0 | 62 500
Сотрудник 3 | Пекарь | 21 смена | 52 500 | 0 | 52 500
Сотрудник 4 | Продавец | 16 смен | 28 800 | 0 | 28 800
Сотрудник 4 | Продавец | 16 смен | 28 800 | 0 | 28 800
Сотрудник 5 | Продавец | 15 смен | 27 000 | 0 | 27 000
Сотрудник 7 | Продавец | 8 смен | 14 400 | 0 | 14 400
Итого начислено: 277 400Затем вставьте в чат нейросети
Пример ответа (сокращённо, у вашей нейросети формулировки будут свои):
СВОДКА: сентябрь 269 800 ₽, октябрь 277 400 ₽, разница +7 600 ₽ (+2,8%). Итог октября сходится с суммой строк: 63 400 + 62 500 + 52 500 + 28 800 + 28 800 + 27 000 + 14 400 = 277 400.
| № | Сотрудник | Что не так | По правилу | В ведомости | Разница | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Сотрудник 2, пекарь | сумма не совпадает со сменами | 22 × 2 500 = 55 000 | 62 500 | +7 500 | СТОП |
| 2 | Сотрудник 4, продавец | строка повторяется дважды | 16 × 1 800 = 28 800 один раз | 57 600 за две строки | +28 800 | СТОП |
| 3 | Сотрудник 6, курьер | был в сентябре, в октябре нет | нет строки | нет строки | не считается | УТОЧНИТЬ |
| 4 | Сотрудник 8, продавец | был в сентябре, в октябре нет | нет строки | нет строки | не считается | УТОЧНИТЬ |
| 5 | Сотрудник 7, продавец | новый, в сентябре не было | 8 × 1 800 = 14 400 | 14 400 | 0 | УТОЧНИТЬ |
БЕЗ ЗАМЕЧАНИЙ: Сотрудник 1: 55 000 + (1 780 000 − 1 500 000) × 3% = 63 400; Сотрудник 3: 21 × 2 500 = 52 500; Сотрудник 5: 15 × 1 800 = 27 000.
ЕСЛИ ИСПРАВИТЬ СТОП: 277 400 − 7 500 − 28 800 = 241 100 ₽.
ВОПРОСЫ БУХГАЛТЕРУ: 1) Сотрудник 2: 62 500 ₽ при 22 сменах, по ставке 55 000 ₽. Были смены, которых нет в табеле? 2) Сотрудник 4 в ведомости дважды по 28 800 ₽. Это ошибка или вторая выплата, и за что? 3) Сотрудника 6 нет в октябре. Он уволен? Если да, расчёт при увольнении сделан? 4) Сотрудника 8 тоже нет в октябре. Уволен? Расчёт сделан? 5) Сотрудник 7 новый: с какой даты работает и верна ли ставка 1 800 ₽?
ЧЕГО НЕ ХВАТИЛО: в октябре нет курьера; кто возил доставки и сколько их было.
Посмотрите на итог: +2,8% к сентябрю, на глаз всё спокойно. Внутри при этом 36 300 ₽ переплаты, их прикрыли двое уволенных. А пекарь вырос всего на 13,6% (62 500 против 55 000), меньше порога в 15%: сравнение месяцев его пропустило бы, поймала проверка по ставке. Поэтому шаг 3 не пропускайте.
Нашлись все пять пунктов с формулами? Берите свою ведомость. Нашлось меньше или лишнее, смотрите «Что пошло не так».
Готово, если: в ответе есть все блоки формата, у каждой цифры в таблице формула, итог ведомости сверен с суммой строк.
Ведомость сверена. Значит, у вас уже есть проверяющий, который пересчитывает ведомость по вашим правилам. Пока каждый раз вы объясняете ему задачу заново. Чтобы он знал ваш бизнес целиком, держал в памяти ваши правила оплаты и делал эту работу по одному поручению, его надо собрать как сотрудника: с ролью, знаниями и первым заданием. Этим занимаемся на «Совете директоров», 7-й этаж.
На 7-й этаж — Совет директоров
Октябрь по строкам: учебная пекарня
По ставке из паспортаВ ведомости
Итог +2,8% к сентябрю, на глаз всё спокойно. А в двух строках 36 300 ₽ переплаты: лишние 7 500 пекарю и продавец, который стоит в ведомости дважды.
Шаг 5. Проверьте проверяющего
Нейросеть хорошо находит странное, но может ошибиться в сложении длинного столбца. «Нужно все равно все перепроверять, могут быть ошибки», пишут в комментариях в Telegram-канале про ИИ. С деньгами тем более. Три проверки, около 5 минут:
- Итог. В пустой ячейке под столбцом «Начислено» напишите =СУММ(, выделите суммы, закройте скобку, Enter. В Google Таблицах так же. Excel нет, сложите на калькуляторе телефона. Итог должен совпасть с итогом нейросети.
- Две строки из СТОП пересчитайте по формуле из таблицы, например 22 × 2 500.
- Одну строку «без замечаний» тоже: так видно, что нейросеть ничего не пропустила.
Цифры разошлись? Отправьте это:
Ты ошибся в расчётах: (напишите, где). Пересчитай заново итог текущего месяца: выпиши все суммы столбиком по одной строке и сложи по шагам. Затем заново пересчитай каждую строку по паспорту с формулой. Старые выводы не используй.Затем вставьте в чат нейросети
Не помогло, начните сверку в новом чате. Ведомость длиннее 50 строк? Сверяйте частями, по отделам.
Готово, если: итог в Excel и итог нейросети совпали, а три строки сошлись с калькулятором.
Шаг 6. Отправьте вопросы бухгалтеру
Расхождение ещё не ошибка: новичка могли принять в середине месяца, премию утвердить приказом. Поэтому к бухгалтеру идут с вопросами: он не подозреваемый, а второй ключ.
СТОП тоже значит «спросить до выплаты», а не урезать или задерживать зарплату самому. Повторная строка может оказаться законной второй выплатой. А за задержку зарплаты по закону отвечаете вы как работодатель: компенсация за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
ДАННЫЕ: если в этом чате ещё не спрашивали, сначала спроси, разрешено ли в моей компании передавать начисления сотрудников, даже без имён, в этот сервис и нет ли в вопросах имён, СНИЛС, счетов и карт. Да, нет или не знаю. Нет или не знаю: мои вопросы не проси, делаем сообщение по вопросам учебной пекарни. Если в вопросах есть имена, СНИЛС, счета или карты, остановись: не повторяй их. Скажи прямо, что данные уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет. Попроси больше ничего не вставлять в этот чат, удалить сообщение или весь чат, сообщить ответственному за персональные данные (если такого нет, юристу) и начать новый чат с номерами вместо имён. Если блока «ВОПРОСЫ БУХГАЛТЕРУ» в этом чате нет, я пришлю его следующим сообщением, после твоего вопроса.
Сделай из блока «ВОПРОСЫ БУХГАЛТЕРУ» короткое сообщение бухгалтеру. Тон вежливый и деловой, без обвинений: это сверка перед выплатой, а не проверка. Нумерованный список, в каждом пункте цифры. Номера сотрудников оставь как есть. В конце попроси ответить до (дата выплаты) и прислать исправленную ведомость, если что-то поменяется.Затем вставьте в чат нейросети
На учебном примере выйдет пять пунктов из блока «Вопросы бухгалтеру» выше, только вежливым письмом с датой ответа.
Номера на имена меняйте по «Ключу» уже в мессенджере или почте, не в чате с нейросетью. Исправленную ведомость прогоните промптом 2 ещё раз: правка одной строки иногда ломает другую.
Готово, если: вопросы отправлены, ответы получены, исправленная ведомость прошла сверку без СТОП.
Шаг 7. Поставьте проверку в календарь
Одна проверка ловит одну ошибку, регулярная приучает всех, что ведомость читают. Скопируйте в календарь:
За 3 рабочих дня до выплаты: получить ведомость от бухгалтера → обезличить (10 мин), проверить скрытые столбцы и листы → сверка промптом 2 в новом чате (10 мин) → проверить итог и 3 строки калькулятором (5 мин) → вопросы бухгалтеру.
За 1 рабочий день до выплаты: ответы получены, исправленная ведомость сверена ещё раз → согласовать выплату.
Каждый месяц после выплаты: дописать в паспорт «Изменения месяца» с датами (кого приняли, уволили, где поменялась ставка).
Раз в квартал (20 мин): перечитать паспорт целиком и сверить его с бухгалтером.Затем вставьте в чат нейросети
Как это работает у нас в АРТРА
- Правила записаны, а не в голове. Зарплату в клинике считает наша панель управления: врачам процент от выручки по их приёмам из CRM, остальным оклад. Премии, дни и ставки правятся там же. Это паспорт расчёта, только внутри программы.
- Сверку с банком учим делать роботу. Ведомость из 1С, пересланная на почту, сама находит свой платёж в выписке банка. Это сверка после выплаты, а инструкция учит проверять до.
- Правило периода. Выплата до 10-го числа включительно у нас считается за прошлый месяц.
- Дата смены ставки. Если программа пересчитывает старый месяц по сегодняшним ставкам, прошлые суммы поплывут. Поэтому в паспорте у вас есть «Изменения месяца»: кому, какая ставка, с какой даты.
На этой странице нет ни одной суммы, имени или реквизита клиники.
Что проверить
Пройдитесь по списку после первой проверки.
[ ] Передавать начисления в этот сервис разрешено (или всё пройдено на учебной пекарне).
[ ] Проверка выдуманной строкой: нейросеть остановилась и не повторила имя и счёт.
[ ] Чат и проект без общего доступа, в паспорте нет имён.
[ ] Паспорт расчёта: у каждой должности правило с цифрой или пометка «уточнить у бухгалтера».
[ ] В паспорте записано, за какой месяц выплата, и порог скачка.
[ ] Паспорт сохранён в «Проекте» или в заметке под рукой.
[ ] Учебный пример разобран, нейросеть нашла 2 СТОП и 3 УТОЧНИТЬ с формулами.
[ ] В таблицах, которые вы вставляли, нет имён, СНИЛС, ИНН, номеров счетов и карт.
[ ] Файл «Ключ» лежит только у вас, номера одинаковые во всех месяцах.
[ ] Итог своей ведомости проверен в Excel, три строки пересчитаны калькулятором.
[ ] Вопросы отправлены бухгалтеру, исправленная ведомость прошла сверку ещё раз.
[ ] В календаре стоит проверка за 3 рабочих дня до выплаты.Затем вставьте в чат нейросети
Что пошло не так
| Что видите | Почему так | Что сделать |
|---|---|---|
| Нет скрепки или файл не читается | Не все нейросети и тарифы читают файлы | Скопируйте таблицу из Excel и вставьте текстом |
| «Сообщение слишком длинное» | Лимит на одно сообщение | Частями: промпт, паспорт, каждая ведомость. В первом допишите «Жди остальные части, не начинай» |
| Таблица вставилась кашей | Потерялись разделители колонок | «Сначала перепиши таблицу построчно: сотрудник, должность, отработано, начислено. Ничего не считай, покажи мне». Сверьте 2–3 строки с Excel |
| «Уволен» и «новый» там, где человек тот же | Разные номера в двух месяцах | Один «Ключ» на все месяцы |
| Скачок вдвое у всех сразу | Одна ведомость на аванс, другая на всю сумму | Запишите в паспорт, на что ведомость; аванс сравнивайте с авансом |
| Нейросеть «нашла» ошибку, калькулятор не согласен | Ошиблась в арифметике | «Перепроверить расчёт» из шага 5, не помогло, новый чат |
| Ничего не найдено, а вы сомневаетесь | В паспорте нет ставок, она только сравнила месяцы | Добавьте ставки и оклады (шаг 3), проверьтесь на учебном примере: 2 СТОП и 3 УТОЧНИТЬ |
| Премия «не проверяется» | Нет итога, от которого считается процент | Добавьте выручку за оба месяца |
| Пересчитывает налоги, советует, как платить меньше | Вышла за свою роль | «Налоги и удержания не проверяй, это вопрос к бухгалтеру». Налоговые советы из чата не применяйте |
| Ставку подняли, а нейросеть ругается на скачок | Изменение не записано | В «Изменения месяца»: кому, какая ставка, с какой даты |
| Вставили таблицу с именами или счетами | Пропустили шаг 2 | Остановитесь, больше ничего в этот чат не вставляйте. Данные уже ушли, удаление этого не отменяет. Удалите сообщение или чат, сообщите ответственному за персональные данные (если такого нет, юристу), начните новый чат с обезличенной ведомостью |
| Бухгалтер обиделся | Вопросы прозвучали как обвинение | Промпт 3 и слова «сверка перед выплатой». Про два ключа скажите до первой проверки |
| 80 строк, ответ обрывается | Слишком много за раз | Частями по отделам, у каждой свой итог |
Пройти эту инструкцию с нейросетью
Скачайте файл и прикрепите в чат любой нейросети или скопируйте весь текст. Она проведёт по тем же шагам и будет задавать вопросы.
