Боитесь отдавать ИИ документы с данными клиентов? Правильно. Отдайте ему суть, а имена оставьте себе.

Знакомая сцена

Вечер пятницы. Клиентка третий день пишет в мессенджер: монтаж перенесли второй раз, она хочет скидку и обещает отзыв на картах. Ответить надо спокойно и без лишних уступок. И желательно не в полночь.

Вы открываете нейросеть и копируете переписку целиком. Там фамилия, телефон, адрес, сумма договора. А ниже ваша же заметка с закупочной ценой поставщика.

Вы уже тянетесь к «Отправить» и останавливаетесь. А куда это всё сейчас уйдёт?

Переписку вы стираете и пишете ответ сами. Как обычно, всё сам. Ещё один вечер ушёл на письмо, которое нейросеть набросала бы за пару минут.

Что не отправлять в нейросеть

Нейросеть работает как почта или облако: всё, что вы вставили в чат, уходит на чужой сервер. Поэтому отправляйте только то, что нужно для задачи. Фамилии и имена замените на «[ФИО-1]» и «[имя-1]», телефоны, почты и адреса на «[телефон]», «[почта]», «[адрес]», компании на «[компания-1]», а то, что задаче не нужно, вычеркните целиком. Пароли и коды из СМС не вставляйте никогда. Если вставили, сразу смените пароль или отзовите код и удалите чат. В настройках запретите нейросети учиться на ваших чатах (обычно раздел «Данные» или «Конфиденциальность», в ChatGPT: «Настройки» → «Управление данными» → «Улучшать модель для всех»). Как подготовить документ, показано в шагах 1–4.

Свой документ отправляйте, только когда знаете, что это можно, даже после замен: в компании разрешено пользоваться этим сервисом, а договоры с клиентами и соглашения о неразглашении этого не запрещают. Не уверены? Сначала спросите юриста, а пока пройдите все шаги на учебном документе: он есть на этой странице. Если в документе медицинские сведения, данные детей или он под соглашением о неразглашении, со своим документом подождите ответа юриста.

Если в чат ушли настоящие имена, телефоны, адреса, номера или закупочные цены, остановитесь. Эти данные уже на сервере сервиса, и удаление сообщения передачу не отменяет. Удалите сообщение или весь чат, сообщите ответственному за данные в компании (если такого нет, юристу) и начните новый чат с обезличенным текстом. Чат не открывайте для общего доступа и не делитесь ссылкой на него. Документ и таблицу соответствий не сохраняйте в проекты и память нейросети. Помните: пометки снижают риск, но не делают данные полностью безымянными. Сумма договора, даты и подробности заказа вместе с названием вашей компании всё равно могут указать на человека, поэтому правило «можно ли в этот сервис» действует и для обезличенного документа.

Быстрый старт: отдай это агенту

Откройте новый чат в любой нейросети: ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, GigaChat, YandexGPT или Алиса. Скопируйте промпт ниже, вставьте и отправьте. Сам документ пока не вставляйте: нейросеть сначала спросит, можно ли передавать его в этот сервис и что это за документ, и составит для него карту замен. До первого текста выключите в настройках обучение на ваших чатах и не открывайте этот чат для общего доступа. Уйдёт около 30 минут. Перед первым своим документом сделайте проверку выдуманной строкой из шага 4.

Второй путь: «Скачать файл для нейросети», прикрепить его скрепкой и написать «Прочитай и сделай со мной по шагам». Файл не прикрепляется, нажмите «Скопировать весь файл». Нейросеть жалуется на длину, берите промпт ниже, он короче.

Ты помогаешь мне подготовить рабочий документ для нейросети так, чтобы в нём не осталось личных данных клиентов и коммерческой тайны, но сохранился смысл. Я владелец бизнеса, не программист: объясняй просто, без терминов.

ДАННЫЕ. До этапа 3 я сам документ не вставляю. Перед этапом 1 спроси: «Разрешено ли передавать этот документ, даже обезличенный, именно в этот сервис: да / нет / не знаю?» Если нет или не знаю, со своим документом не продолжаем: проведи меня по всем этапам на учебном документе со страницы инструкции («Кухни на заказ», люди выдуманы, его можно вставлять целиком), а с вопросом я пойду к юристу. До того как я пришлю любой текст, напомни: чат не открывать для общего доступа и не делиться ссылкой на него, а в настройках выключить обучение на моих чатах (обычно раздел «Данные» или «Конфиденциальность»). Если я всё-таки вставлю свой текст, где остались фамилии, телефоны, почты, адреса, номера карт, счетов или договоров, закупочные цены, остановись: не повторяй и не разбирай эти данные. Скажи прямо, что они уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет. Попроси удалить сообщение или весь чат, сообщить ответственному за данные в компании (если такого нет, юристу) и начать новый чат с обезличенным текстом. Пароли и коды из СМС не принимай: если я их вставил, скажи сразу сменить пароль или отозвать код. Настоящие имена и таблицу соответствий не записывай в память и не предлагай сохранить в проект. Юридических выводов не делай: на вопросы о законе отвечай «это лучше уточнить у юриста».

ЭТАП 1. ЧТО ЗА ДОКУМЕНТ. Спроси по одному и жди ответа:
1) что это за документ (переписка с клиентом, расшифровка звонка, договор, таблица клиентов, отчёт) и чем занимается мой бизнес;
2) что я хочу получить от нейросети по этому документу (ответ клиенту, разбор, сводку, расчёт); если это ответ клиенту, то что я готов ему предложить;
3) есть ли в документе медицинские сведения, данные детей или он под соглашением о неразглашении.
Если есть хоть что-то из этого, со своим документом остановись до ответа юриста и предложи пройти этапы на учебном документе. Если работаем на учебном документе, ответы возьми из его описания и о моём бизнесе не спрашивай.

ЭТАП 2. КАРТА ЗАМЕН. Составь таблицу: что искать в таком документе | пометка | нужно ли для моей задачи | что сделать (вычеркнуть / заменить пометкой / оставить).
Правила карты:
- люди и компании получают пометку с номером: [ФИО-1], [имя-1] для обращения по имени и отчеству, [компания-1]. Один человек везде под одним номером;
- то, что не нужно возвращать в ответ, помечается без номера: [телефон], [почта], [адрес];
- то, что задаче не нужно, предлагай вычеркнуть целым предложением, а не маскировать;
- где точность не нужна, предлагай обобщить: дата рождения → «около 60 лет», адрес → «район города»;
- отдельным списком: что из такого документа нейросети не отдавать вовсе.
Потом объясни, как сделать замены у меня в документе через «Найти и заменить», и напомни вести таблицу соответствий (пометка → настоящее значение) в отдельном файле у себя, не в этом чате. Шаблоны поиска для телефонов, почт и номеров не сочиняй: отправь меня к блоку «Шаблоны» на странице инструкции. Спроси, когда я закончу.

ЭТАП 3. ПРОВЕРКА. Сначала попроси меня прочитать текст глазами и заменить всё, что я сам увижу. Потом уточни, что передавать документ в этот сервис разрешено и замены по карте сделаны, и только тогда попроси вставить уже обезличенный текст. Если в нём остались фамилия, телефон, почта, адрес, номер карты, счёта, договора или документа, закупочная цена, замены не сделаны: не цитируй это и остановись по правилу из блока ДАННЫЕ. Найди, что я пропустил: имена без фамилий, уменьшительные имена, родственников, приметы, по которым узнают человека, ориентиры, ссылки, никнеймы. Это можно коротко процитировать (2–4 слова), чтобы я нашёл это поиском. Выдай: НАЙДЕНО (фрагмент → какую пометку поставить), СОМНИТЕЛЬНО (решаю я), ИТОГ. Текст целиком не переписывай. В итоге всегда добавляй: «Перед отправкой проверьте глазами».

ЭТАП 4. ЗАДАЧА. Когда я напишу «чисто», выполни мою задачу из этапа 1 по обезличенному тексту. Пометки в квадратных скобках переноси как есть: не меняй, не склоняй и не угадывай, кто за ними стоит. Уступки и компенсации бери только из моих ответов, свои не придумывай. Не хватает данных? Задай вопрос отдельной строкой после ответа с пометкой «Вопрос к вам», но не проси показать настоящие имена и телефоны.

В КОНЦЕ напомни: настоящие данные я верну в ответ у себя, через «Найти и заменить» по таблице соответствий (галочку «Регулярные выражения» перед этим снять), и потом перечитаю падежи.

Начни с первого вопроса этапа 1.

Пример ответа (этап 2 на учебном документе, сокращённо):

КАРТА ЗАМЕН · заметка менеджера · задача: ответ клиентке
Что искать | Пометка | Нужно для задачи? | Что сделать
ФИО клиентки | [ФИО-1], для обращения [имя-1] | да, для обращения | заменить
Родственники клиентки | [имя-2] | нет | заменить
Телефоны | [телефон] | нет | заменить
Почта | [почта] | нет | заменить
Адрес | [адрес] | нет | заменить или вычеркнуть
Номер договора | [договор-1] | да, сослаться в письме | заменить
Сумма договора | без пометки | да, для расчёта компенсации | оставить без имени и адреса
Поставщик и его цена | [поставщик-1] | цена нет | цену вычеркнуть, название заменить
Оплата картой | без пометки | нет | вычеркнуть предложение

НЕ ОТДАВАТЬ ВОВСЕ: фото паспорта, полные реквизиты карты, сканы договора с подписями.

Получилось, если у вас есть карта замен, таблица соответствий в отдельном файле и ответ нейросети, в который вы вернули настоящие имена. Ниже те же шаги подробно.

Учебный документ для всех шагов

Сначала пройдите шаги на нём, потом на своём. Компания, люди и цифры выдуманы.

Учебная компания «Кухни на заказ». Заметка менеджера (все люди и цифры выдуманы).

14.10 звонила Смирнова Ольга Викторовна, тел. +7 (900) 000-00-01, почта o.smirnova@example.com. Живёт: ул. Учебная, д. 12, кв. 45. Заказ по договору № 2026-118 на 312 000 ₽, кухня угловая. Монтаж перенесли второй раз, просит скидку 10%. Фасады нам везёт «Фасад-Пример» по 84 000 ₽ за комплект, у них задержка. Ольга Викторовна сказала, что напишет отзыв на картах, если не поставим до 25.10. Оплачивала картой 0000 0000 0000 0000. Её муж Сергей тоже звонил: 8 900 000 00 02.

Задача для нейросети: написать клиентке спокойный ответ. Скидку 10% мастерская дать не может, зато готова предложить на выбор скидку 3% или бесплатную установку подсветки.

Шаг 1. Вычеркните лишнее и отложите запретное

Самые надёжные данные те, которых в тексте нет. Поэтому про каждое предложение спросите себя: «Это нужно нейросети для моей задачи?» Не нужно, вычеркните целиком. Около 5 минут.

Работайте в копии документа, оригинал не трогайте. Удобнее на компьютере: Word, Google Docs или бесплатный LibreOffice.

Переписка живёт в мессенджере? Выделите нужные сообщения, скопируйте и вставьте в новый документ Word или LibreOffice на своём компьютере. Имена отправителей стоят в начале каждого сообщения: их тоже придётся заменить.

Всё, что есть в документе, раскладывается по трём корзинам:

Если у вас медицина, к «только после замены» относится всё, по чему можно узнать пациента. Кроме ФИО и телефона это место работы, редкий диагноз вместе с небольшим городом, фамилия лечащего врача рядом с датой визита. Можно ли отдавать нейросети даже обезличенные медицинские тексты, уточните у юриста.

На учебном документе. Для ответа клиентке не нужны номер карты и цена поставщика. Вычёркиваем предложение «Оплачивала картой…» и слова «по 84 000 ₽ за комплект». Сумму договора оставляем: от неё считается компенсация, а без имени и адреса клиентку она не выдаёт.

Готово, если: в копии документа нет ни одного предложения, без которого задача решается так же; ничего из корзины «не отдавать вовсе» в тексте не осталось.

Шаг 2. Заведите таблицу соответствий

Пометки вместо данных работают как номерки в гардеробе: пальто у вас, у нейросети только номерок. Таблица соответствий и есть ваш гардероб. По ней вы потом вернёте настоящие имена в готовый ответ. Около 5 минут.

Правила пометок:

• Люди и компании получают номер: [ФИО-1], [ФИО-2], [компания-1]. Один человек везде под одним номером, иначе нейросеть решит, что это разные люди.
• Для обращения нужна отдельная пометка с тем же номером: [ФИО-1] для «Смирнова Ольга Викторовна», [имя-1] для «Ольга Викторовна». Тогда письмо начнётся с «Здравствуйте, Ольга Викторовна», а не с полного ФИО.
• Что не вернёте в ответ, помечайте без номера: [телефон], [почта], [адрес].
• ИП и самозанятые часто записаны по фамилии: «ИП Иванов А. П.». Это человек, ему нужна пометка [ФИО-2], а не [компания-1]. Имена внутри текста («передать Сергею», «звонила Оля») тоже заменяйте.
• Не стирайте, а заменяйте. Пометка «[телефон]» говорит нейросети, что номер был. Без неё она решит, что телефон не взяли.

Храните таблицу в отдельном файле на своём компьютере или на бумаге, не в чате с нейросетью и не в общей папке команды. В проекты и память нейросети её тоже не сохраняйте.

Ниже шаблон, уже заполненный по учебному документу (с находками шага 4). Для своего документа сотрите вторую колонку и впишите свои значения.

ТАБЛИЦА СООТВЕТСТВИЙ
Документ: (название) · Дата: (дата) · Для какой задачи: (задача)

Пометка | Что было на самом деле | Вернуть в ответ?
[ФИО-1] | Смирнова Ольга Викторовна | да
[имя-1] | Ольга Викторовна | да
[имя-2] | Сергей, муж клиентки | нет
[договор-1] | № 2026-118 | да
[поставщик-1] | «Фасад-Пример» | нет
[адрес] | ул. Учебная, д. 12, кв. 45 | нет
[телефон] | два номера, в ответе не нужны | нет
[почта] | o.smirnova@example.com | нет

Готово, если: таблица лежит отдельно от чата; у каждого человека и компании свой номер; в каждой строке стоит «да» или «нет» в колонке «Вернуть в ответ?».

Шаг 3. Замените очевидное через «Найти и заменить»

Телефоны, почты и длинные номера глазами легко пропустить, поэтому их ищут по шаблону. Имена и названия меняют по таблице, по одному. Около 10 минут.

Где найти поиск с заменой:

• Google Docs: «Правка» → «Найти и заменить» (Ctrl+H). Для шаблонов поставьте галочку «Использовать регулярные выражения».
• LibreOffice Writer (бесплатный, работает без интернета): «Правка» → «Найти и заменить» → «Другие параметры» → галочка «Регулярные выражения».
• Word: «Найти и заменить» (Ctrl+H) подходит для замены имён по одному. Шаблоны ниже в Word не сработают: у него свой язык поиска. Для них откройте копию текста в Google Docs или LibreOffice.
• Под рукой только телефон: если правила компании разрешают Google Docs, откройте его в приложении → меню из трёх точек → «Найти и заменить», по одному слову. Короткий текст можно поправить и прямо в поле ввода чата до отправки. Осторожно: на некоторых клавиатурах Enter сразу отправляет сообщение.

Google Docs тоже облачный сервис: документ с настоящими данными уходит на его сервер ещё до чистки. Переносите туда документ, только если правила компании разрешают этот сервис. Не знаете или нельзя: делайте замены в LibreOffice или Word на своём компьютере, а с телефона работайте только с учебным документом.

Шаблоны. На телефоне этот блок пропустите: шаблоны там не работают, ваша проверка ниже, в «Готово, если». На компьютере вставьте строку шаблона в поле «Найти», а в поле «Заменить» напишите пометку. Сначала нажмите «Найти» и посмотрите, что подсветилось. Перед первой заменой проверьте сам поиск: допишите в конец документа контрольный номер +7 (900) 000-00-00 и найдите его шаблоном 2. Не подсветился? Значит, галочка регулярных выражений не стоит, и пустой поиск ничего не докажет. Контрольный номер сотрите сразу после проверки.

Порядок важен. Начнёте с телефонов, и шаблон откусит кусок от номера счёта или ИНН: в тексте останется полсчёта. Поэтому так:

1. Длинные номера (карты, счета, ИНН, паспорта, СНИЛС, полисы, трек-номера). Только «Найти» и менять по одному, глядя, что это: [карта], [счёт], [ИНН] или просто [номер]. Попался телефон, меняйте его здесь же на [телефон], вместе с плюсом в начале. Сумму денег вроде «8 000 000 000 ₽» оставьте, если она нужна задаче.
2. Телефоны. После первого прохода можно нажать «Заменить все» → [телефон].
3. Почты. «Заменить все» → [почта].
4. Полные даты. Только «Найти»: менять нужно даты рождения, а не даты событий.

\d(?:[ -]?\d){9,}

(\+7|8)[ (-]*\d{3}[ )-]*\d{3}[ -]*\d{2}[ -]*\d{2}

[A-Za-zА-Яа-яЁё0-9._%+-]+@[A-Za-zА-Яа-яЁё0-9.-]+\.[A-Za-zА-Яа-яЁё]+

\d{2}\.\d{2}\.\d{4}

Шаблоны проверены на учебном документе и на полусотне каверзных строк. Чего они не ловят, ищите глазами:

• городские номера из 7 цифр («200-00-00»), номера с длинным тире или с неразрывным пробелом внутри, иностранные номера;
• даты вида 5.3.1961, 05/03/1961, 05.03.61 и «5 марта 1961» (ищите по слову «родил»);
• номер договора вроде «№ 2026-118»: его меняйте по таблице соответствий.

Даты событий («монтаж до 25.10») обычно не выдают человека: оставьте их, если они нужны задаче.

Имена и названия. Ищите по корню без окончания: поиск «Смирнов» подсветит и «Смирнова», и «Смирновой». Меняйте каждое вхождение по одному и руками: поиск подсветит только корень, и кнопка «Заменить» оставит окончание, выйдет «[ФИО-1]ой». Поэтому выделите всю фамилию вместе с окончанием, а если рядом имя и отчество, то и их, и впишите пометку. «Заменить все» по корню не нажимайте.

Таблицы Excel и Google Таблицы. Здесь проще удалять столбцы, чем менять ячейки. В оригинале и в копии вставьте столбец «Клиент» с номерами «Клиент-1», «Клиент-2». Один клиент везде под одним номером, даже если он стоит в таблице в нескольких строках. Поэтому по самой таблице номера не протягивайте: две строки одного человека получат разные номера. Сначала скопируйте ФИО на новый лист и уберите повторы (в Excel «Данные» → «Удалить дубликаты», в Google Таблицах «Данные» → «Очистка данных» → «Удалить повторы»). В этом списке впишите два номера, выделите и протяните вниз. Потом проставьте номера в таблицу по списку, вручную или формулой ВПР по ФИО, и сразу превратите формулу в обычный текст: «Копировать», затем «Специальная вставка» → «Значения». Иначе после удаления столбца с ФИО номера сломаются. В копии удалите столбцы с ФИО, телефонами, почтами и адресами. Именно удалите: скрытый столбец уходит вместе с файлом, как и другие листы. Надёжнее скопировать нужные строки на новый лист нового файла и отправить только его. Оригинал теперь ваша таблица соответствий. Файл не принимается? Скопируйте нужные строки и вставьте в чат текстом.

Файлы Word и PDF. В свойствах файла хранятся автор и прежнее название, в Word ещё исправления и примечания. Всё это уходит вместе с файлом. Надёжнее вставить готовый текст в чат или скопировать его в новый документ.

Пример ответа (учебный документ после шагов 1 и 3):

14.10 звонила [ФИО-1], тел. [телефон], почта [почта]. Живёт: [адрес]. Заказ по договору [договор-1] на 312 000 ₽, кухня угловая. Монтаж перенесли второй раз, просит скидку 10%. Фасады нам везёт [поставщик-1], у них задержка. Ольга Викторовна сказала, что напишет отзыв на картах, если не поставим до 25.10. Её муж Сергей тоже звонил: [телефон].

Заметили? «Ольга Викторовна» и «Сергей» остались на месте. Поиск по фамилии их не нашёл. Ради таких случаев и нужен шаг 4.

Готово, если: на компьютере контрольный номер шаблон находил, а после замен поиск по каждому шаблону ничего не находит, кроме того, что вы оставили сознательно, а фамилии из таблицы поиском по корню не находятся, и у пометок нет хвостов вроде «[ФИО-1]ой» (проверьте глазами). На телефоне: вы прочитали текст глазами и проверили каждое место, где подряд больше 6 цифр или стоит значок @.

Шаг 4. Найдите пропущенное: второй проход

Первый проход ловит то, что вы знали заранее. Второй ловит остальное: имя без фамилии, родственника, «нашего единственного хирурга». Около 5 минут.

Сначала глазами, потом нейросетью.

Глазами. Прочитайте текст медленно, с одним вопросом: «Если этот текст увидит посторонний житель моего города, поймёт ли он, о ком речь?» Смотрите на имена и отчества, уменьшительные имена («Оля»), родственников, должности, ориентиры («дом у рынка»), никнеймы и ссылки.

На учебном документе глаз сразу цепляется за «Ольга Викторовна сказала»: это клиентка, ставим [имя-1]. А «муж Сергей» в самом конце легко проскочить.

Нейросетью. Промпт ниже ищет то, что вы пропустили. Этот текст тоже уходит в нейросеть, поэтому проход и идёт вторым: главное вы к этому моменту уже заменили. Для медицинских документов и всего, где цена ошибки высокая, ограничьтесь проходом глазами.

Я пришлю текст, из которого я уже убрал личные данные и коммерческую тайну и поставил пометки в квадратных скобках: [ФИО-1], [имя-1], [телефон], [компания-1] и подобные. Найди то, что я пропустил. Сам текст не переписывай и задачу по нему не выполняй.

ДАННЫЕ. Прежде чем я пришлю текст, спроси: разрешено ли передавать этот документ, даже обезличенный, в этот сервис, и сделаны ли в нём замены по таблице соответствий. Если я не знаю или нельзя, мой текст не проси: предложи потренироваться на учебном документе со страницы инструкции. Напомни мне до текста: чат не открывать для общего доступа и не делиться ссылкой на него, документ и таблицу соответствий не сохранять в проекты и память нейросети, а в настройках выключить обучение на моих чатах (обычно раздел «Данные» или «Конфиденциальность»). Сам текст в память не записывай. Если в тексте окажутся фамилия, телефон, почта, адрес, номер карты, счёта, договора или документа, закупочная цена, значит, замены не сделаны: остановись, не цитируй, не повторяй и не разбирай эти данные. Скажи прямо, что они уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет. Попроси удалить сообщение или весь чат, сообщить ответственному за данные в компании (если такого нет, юристу) и начать новый чат с обезличенным текстом.

Ищи:
- имена, отчества, фамилии в любом падеже, уменьшительные имена, родственников и знакомых;
- должности и приметы, по которым узнают конкретного человека («наш единственный хирург», «директор магазина на углу»);
- адреса и их части: улица, дом, квартира, жилой комплекс, ориентиры;
- телефоны, почты, ссылки на соцсети, никнеймы;
- номера документов, договоров, счетов, карт, полисов, автомобилей;
- даты рождения и точный возраст;
- названия контрагентов, закупочные цены, скидки поставщиков, суммы рядом с названием компании;
- для медицины: диагнозы и подробности лечения рядом с тем, что указывает на человека.

Формат ответа:
НАЙДЕНО: № | фрагмент (2–4 слова, чтобы я нашёл его поиском; то, из-за чего надо остановиться, не цитируй) | что это | какую пометку поставить. Если это тот же человек, что уже стоит под пометкой, предложи ту же пометку с тем же номером.
СОМНИТЕЛЬНО: что может указывать на человека, но решать мне.
ИТОГ: «Пропусков не нашёл» или «Нашёл N». В конце всегда строка: «Перед отправкой проверьте глазами».

Текст пришлю следующим сообщением, после твоего вопроса.

Промпт отправьте отдельно, ответьте на вопрос нейросети и только потом вставьте обезличенный текст вторым сообщением. Так же и дальше. Скобки «(что сделать …)» в промпте 2 сотрите и впишите задачу: что сделать и что готовы предложить, без имён и телефонов. Сам документ в сообщение с промптом не вставляйте.

Пример ответа (на учебном документе, «Ольгу Викторовну» вы уже заменили глазами):

НАЙДЕНО:
1 | «муж Сергей» | имя родственника клиентки | [имя-2]

СОМНИТЕЛЬНО:
- «14.10» и «25.10»: даты событий, по ним человека обычно не узнать. Оставьте, если нужны для ответа.
- «312 000 ₽»: сумма договора без имени и адреса. Решите, нужна ли она задаче.
- Второй «[телефон]» (номер мужа) стоит под той же пометкой, что и номер клиентки. Для задачи номера не нужны, так что это нормально. Понадобятся в ответе, дайте им номера: [телефон-1], [телефон-2].

ИТОГ: Нашёл 1. Перед отправкой проверьте глазами.

Внесите найденное в свой документ и в таблицу соответствий. Исправляйте у себя, а не просите нейросеть переписать текст: единственная правильная версия документа должна быть у вас.

Проверьте, что нейросеть остановится. Перед первым своим документом отправьте после промпта 1 (или быстрого старта) одну выдуманную строку:

15.10 звонил Петров Иван Сергеевич, тел. +7 (900) 000-00-07, договор № 2026-131.

Правильный ответ: нейросеть не повторяет имя и телефон, не разбирает строку и просит сначала заменить данные пометками. Проверка прошла: свой документ проверяйте в новом чате. Если она повторила имя или стала искать в строке пропуски, свой документ в этот сервис не отправляйте: вставьте промпт заново целиком и повторите проверку, а если не помогло, работайте только на учебном документе.

Готово, если: промпт или ваш глаз отвечает «пропусков не нашёл»; все новые пометки записаны в таблицу соответствий.

Шаг 5. Отдайте задачу нейросети и верните данные в ответ

Вот теперь документ можно отдавать в работу. Следите, чтобы нейросеть не ломала пометки: не склоняла их и не придумывала за ними имён. Около 10 минут.

Я пришлю обезличенный текст. Пометки в квадратных скобках ([ФИО-1], [имя-1], [компания-1], [телефон] и подобные) заменяют настоящие данные.

ДАННЫЕ. Прежде чем я пришлю текст, спроси: разрешено ли передавать этот документ, даже обезличенный, в этот сервис, и прошёл ли он второй проход. Не знаю или нельзя: мой текст не проси, предложи учебный документ со страницы инструкции. Напомни мне до текста: чат не открывать для общего доступа и не делиться ссылкой на него, документ и таблицу соответствий не сохранять в проекты и память нейросети, а в настройках выключить обучение на моих чатах (обычно раздел «Данные» или «Конфиденциальность»). Сам текст в память не записывай. Если в тексте окажутся настоящие имена, фамилии, телефоны, почты, адреса или номера, остановись: задачу не выполняй, эти данные не повторяй и не разбирай. Скажи прямо, что они уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет. Попроси удалить сообщение или весь чат, сообщить ответственному за данные в компании (если такого нет, юристу) и начать новый чат с обезличенным текстом.

Правила:
- переноси пометки в ответ как есть: не меняй, не склоняй, не придумывай за ними имён;
- обращайся к человеку пометкой целиком, например «Здравствуйте, [имя-1]!»;
- уступки, скидки и сроки бери только из моей задачи, свои не придумывай;
- если для задачи не хватает сведений, задай вопрос отдельной строкой после ответа, с пометкой «Вопрос к вам», но не проси показать настоящие имена, телефоны и адреса.

Задача: (что сделать и что вы готовы предложить, без имён и телефонов, например «напиши клиентке спокойный ответ; скидку 10% дать не можем, предложи на выбор скидку 3% или бесплатную установку подсветки»)

Текст пришлю следующим сообщением, после твоего вопроса.

Пример ответа (сокращённо, на учебном документе):

Здравствуйте, [имя-1]!

Понимаем, как неприятно, что монтаж по договору [договор-1] переносится второй раз. Задержка на стороне поставщика фасадов, и это наша ответственность перед вами.

Скидка 10% от 312 000 ₽ составила бы 31 200 ₽, такую мы предложить не можем. Предлагаем на выбор:
1) скидку 3% от суммы договора, это 9 360 ₽;
2) бесплатную установку подсветки рабочей зоны.

Новую дату монтажа сообщим, как только её подтвердит поставщик.

Вопрос к вам (не для клиентки): какая новая дата монтажа согласована с поставщиком? Допишу её в письмо.

Цифры в примере пересчитаны: 10% от 312 000 = 31 200, 3% = 9 360. Цифры в ответах нейросети всегда пересчитывайте сами. Скидки и компенсации, которые влияют на налоги и бухгалтерию, проверьте у бухгалтера.

Как вернуть данные. Скопируйте ответ в свой документ, без строки «Вопрос к вам». Перед поиском пометок снимите галочку «Регулярные выражения»: с ней поиск понимает квадратные скобки по-своему и находит не то. Дальше по таблице соответствий через «Найти и заменить» поменяйте каждую пометку с «да» на настоящее значение: «[имя-1]» → «Ольга Викторовна», «[договор-1]» → «№ 2026-118». Потом перечитайте текст целиком: после замены имена часто стоят не в том падеже, это правится руками за минуту.

Готово, если: в ответе не осталось ни одной пометки в квадратных скобках; падежи исправлены; цифры пересчитаны вами.

Ответ получен, имена остались у вас. Значит, у вас уже есть помощник, который работает с вашими документами без личных данных. Пока каждый раз вы объясняете ему задачу заново. Чтобы он знал ваш бизнес целиком, держал в памяти вашу таблицу соответствий и памятку и делал эту работу по одному поручению, его надо собрать как сотрудника: с ролью, знаниями и первым заданием. Этим занимаемся на «Совете директоров», 7-й этаж.

На 7-й этаж — Совет директоров

Шаг 6. Раздайте команде памятку

Ваша осторожность ничего не даст, если сотрудник вставит базу клиентов «чтобы быстрее». Нужна памятка на одну страницу, закреплённая в рабочем чате. Около 5 минут.

ПАМЯТКА: РАБОТА С НЕЙРОСЕТЯМИ

МОЖНО КАК ЕСТЬ
Общие вопросы, шаблоны писем, наши цены с сайта, обезличенная статистика.

ТОЛЬКО ПОСЛЕ ЗАМЕНЫ ПОМЕТКАМИ
Переписка с клиентами, расшифровки звонков, договоры, отчёты с фамилиями, таблицы с клиентами.
Фамилию, имя → [ФИО-1], [имя-1]. Телефон → [телефон]. Почту → [почта]. Адрес → [адрес]. Компанию → [компания-1].
Не стирать, а заменять. Таблица «пометка → настоящее значение» хранится у вас, в чат её не вставлять.
Отправлять только в нейросети и сервисы, которые разрешены в компании: (список разрешённых сервисов). Пометки снижают риск, но не делают данные полностью безымянными.
Лишнее для задачи вычеркнуть целиком.

НЕЛЬЗЯ НИКОГДА
Пароли, коды из СМС, ключи доступа, полные реквизиты карт и счетов, сканы и фото паспортов, медицинские карты, выписки и снимки пациентов, выгрузку всей базы клиентов, документы, которые запрещено передавать третьим лицам.

ПЕРЕД ОТПРАВКОЙ
Прочитать текст глазами: поймёт ли посторонний, о ком речь? Если да, ещё не готово.
Сомневаетесь? Не отправляйте и спросите: (имя ответственного).
Чат с нейросетью не открывать для общего доступа и не делиться ссылкой на него.
Отправили лишнее? Остановиться, удалить сообщение или чат и сразу сказать: (имя ответственного). Удаление не отменяет того, что данные уже ушли.

Под свою сферу памятку перепишет нейросеть: «Перепиши эту памятку для (ваша сфера), добавь наши типичные документы: (перечислите)». Настоящие данные для этого не нужны. Отправьте памятку с коротким сообщением:

Коллеги, с нейросетями работаем по простому правилу: никаких настоящих имён, телефонов и адресов клиентов в чатах с ИИ. Перед отправкой меняем их на пометки вроде [ФИО-1] и [телефон]. Пользуемся только разрешёнными сервисами: (список). Памятку закрепил, там всё на одной странице. Не уверены? Спросите меня до отправки, а не после.

Как оформить работу с персональными данными в компании, уточните у юриста.

Готово, если: памятка закреплена в рабочем чате, в ней вписано имя ответственного, и каждый, кто работает с нейросетями, её видел.

Как это работает у нас в АРТРА

У меня есть личный ИИ-агент в Telegram, и всё, что он читает, уходит во внешнюю нейросеть. Поэтому прямого доступа к системе клиники у него нет. Из системы клиники он получает только отчёты: раз в час отдельная программа забирает их из разрешённого списка и кладёт ему файлами. Списков пациентов там нет, телефоны и номера счетов в текстах скрываются.

Прежде чем добавить в этот список новый отчёт, мы открываем его и смотрим, какие в нём поля. Программа скрывает только то, что ей велели скрывать, а о чём не подумали, видно только при чтении. Это тот же второй проход из шага 4.

Базы с данными пациентов в общий архив документов не попадают: в архиве стоит запрет и сторож, который не даёт сохранить файл с базой.

Похожая привычка есть у одного из учеников практикума, у него отдел продаж в amoCRM. По его подсчёту, он перевёл в текст 529 часов разговоров с клиентами. Сводку результатов прислал с пометкой, что считал её «без ПДн», то есть без персональных данных. А первым же сообщением написал: «Лучше кейс обезличить». Поэтому здесь нет ни его имени, ни компании.

Что проверить

Пройдитесь по списку на первом настоящем документе.

[ ] Передавать этот документ в этот сервис разрешено (или всё пройдено на учебном документе).
[ ] Работаю в копии, лишнее вычеркнуто, ничего из «нельзя никогда» в тексте нет.
[ ] Таблица соответствий лежит отдельно от чата, у каждого человека свой номер.
[ ] Сначала длинные номера по одному, потом телефоны и почты по шаблонам.
[ ] Второй проход сделан: глазами и, если можно, промптом 1.
[ ] Проверка выдуманной строкой: нейросеть остановилась и не повторила имя и телефон.
[ ] Данные вернул в ответ, падежи исправил, цифры пересчитал.
[ ] Памятка для сотрудников закреплена в рабочем чате.
[ ] Чат без общего доступа, документ и таблица соответствий не сохранены в проекты и память нейросети.

Что пошло не так