Объясняете новичку одно и то же в пятый раз? Покажите один раз на запись, инструкцию напишет ИИ.

Знакомая сцена

Новый продавец, третий день. Утром вы один раз показали, как принимать поставку, и убежали, бросив на ходу: «Если что, посмотри у Лены».

Вечером выясняется. Накладную подписали не глядя. Розы стоят в холодильнике прямо в упаковке. Лена сегодня выходная.

Вы молча всё переделываете. Опять сами.

Ученик практикума сказал так: «история из разряда „иди изучи“, она с ними не работает».

Что не отправлять в нейросеть

Нейросеть работает как почта или облако: всё, что вы вставили в чат, уходит на чужой сервер. Поэтому отправляйте только то, что нужно для задачи. Имена клиентов замените на [клиент], телефоны на [телефон], адреса на [адрес], номера договоров и карт на [номер], а видео с данными клиентов не отправляйте вовсе, только очищенный текст. Пароли и коды из СМС не вставляйте никогда. Если вставили или пароль прозвучал на записи, сразу смените его или отзовите код и удалите чат. В настройках запретите нейросети учиться на ваших чатах (обычно раздел «Данные» или «Конфиденциальность», в ChatGPT: «Настройки» → «Управление данными» → «Улучшать модель для всех»). Как почистить расшифровку, показано в шаге 3.

Настоящую запись отправляйте, только когда знаете, что это можно: в компании разрешено пользоваться этим сервисом, договоры с клиентами этого не запрещают, а сотрудник, которого снимали, согласен. Не уверены? Сначала спросите юриста, а пока пройдите всё на учебной приёмке цветов: расшифровка есть на этой странице. Или перескажите задачу голосом без имён и данных.

Если в чат ушли имена, телефоны, адреса или пароль, остановитесь. Эти данные уже на сервере сервиса, и удаление сообщения передачу не отменяет. Удалите сообщение или весь чат, сообщите ответственному за данные в компании (если такого нет, юристу) и начните новый чат с очищенным текстом. Чат, проект с промптами и папку с регламентами не открывайте по общей ссылке. Помните: пометки [клиент] и [телефон] снижают риск, но не делают текст полностью безымянным. Название магазина, адрес точки и время смены всё равно указывают на людей, поэтому правило «можно ли в этот сервис» действует и для очищенной расшифровки.

Имена сотрудников и поставщиков, которые прозвучали между делом («посмотри у Лены»), тоже замените: [продавец], [поставщик]. Видеофайл уносит с собой и то, чего не слышно: всё, что мелькнуло в кадре, а часто место и время съёмки. Бот-расшифровщик в Telegram и любой другой сторонний сервис живут по тем же правилам: сначала узнайте, можно ли им пользоваться и какие доступы он просит.

Быстрый старт: отдай это агенту

Откройте новый чат в любой нейросети (ChatGPT, Claude, Gemini, DeepSeek, GigaChat, Алиса), вставьте промпт и отвечайте на вопросы. Около 30 минут, если текст записи уже есть. Записи нет? Промпт предложит надиктовать задачу голосом прямо в чат.

В GigaChat, Алисе и DeepSeek мы промпты не проверяли: сверяйте шаги с записью особенно внимательно (шаг 4).

Второй путь: «Скачать файл для нейросети» на этой странице → прикрепить в чат скрепкой → написать «Прочитай и сделай со мной по шагам». Не прикрепляется? «Скопировать весь файл» и вставить текстом.

Ты помогаешь мне, владельцу бизнеса, превратить запись того, как я сам делаю рабочую задачу, в инструкцию для нового сотрудника. Я не программист: объясняй просто. Задавай вопросы по одному и жди ответа.

ЭТАП 1. ТЕКСТ ЗАПИСИ. Спроси, какую задачу я записал и есть ли у меня текст записи (расшифровка). Перед тем как просить запись или текст, спроси, разрешено ли мне передавать эту запись в этот сервис. Если я не знаю или нельзя, настоящую запись не проси: работаем на учебной приёмке цветов со страницы инструкции или я пересказываю задачу голосом без имён и данных. Если текста нет, предложи на выбор:
а) если ты умеешь обрабатывать видео или звук, я пришлю файл, а ты сделаешь дословную расшифровку. Только если в кадре и в звуке нет имён, телефонов и экранов с данными клиентов: файл уходит целиком, со всем, что видно и слышно. Если такие данные есть, файл не присылаю: беру встроенную расшифровку в телефоне и чищу текст или выбираю вариант б. Если ты не умеешь обрабатывать файлы, честно скажи об этом и сразу переходи к варианту б;
б) я надиктую задачу голосом прямо в чат, а ты помогаешь вопросами: что я делаю, где это лежит, как понять, что шаг сделан правильно, где обычно ошибаются.
Напомни заменить имена клиентов, телефоны, адреса и пароли пометками [клиент], [телефон], [адрес], [пароль], а имена сотрудников ролями. Если я всё-таки пришлю текст или файл с такими данными, остановись: не повторяй и не разбирай эти места. Скажи прямо, что данные уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет. Попроси удалить сообщение или весь чат, сообщить ответственному за данные в компании (если такого нет, юристу), сменить пароль, если он прозвучал, и начать новый чат с очищенным текстом. Пароли и коды не принимай.

ЭТАП 2. ЧЕРНОВИК. По тексту собери регламент. Правила:
- шаги бери только из записи, ничего не добавляй от себя молча;
- один шаг = одно действие, шаг начинается с глагола;
- цифры, сроки, время и названия пиши ровно как в записи;
- где я сказал размыто («как обычно», «там понятно», «ну и всё»), не придумывай, а пиши [уточнить];
- не больше 12 шагов, без таблиц, короткими фразами: регламент будут читать с телефона.
Формат: НАЗВАНИЕ · ДЛЯ КОГО И КОГДА · РЕЗУЛЬТАТ (как выглядит задача, сделанная правильно) · ЧТО ПРИГОТОВИТЬ · ШАГИ (под каждым строка «Готово, если:» с признаком, который можно увидеть или проверить: число, подпись, фото, запись в таблице; слова «аккуратно» и «правильно» не подходят) · ТИПОВЫЕ ОШИБКИ (только то, что я сам назвал ошибкой: ошибка → чем плохо → как правильно; если я не сказал, чем плохо, пиши [уточнить]) · ВОЗМОЖНЫЕ ОШИБКИ (твоё предположение, до 3, с пометкой «предположение») · ВОПРОСЫ К АВТОРУ (все [уточнить] и пропущенные шаги).

ЭТАП 3. ПРОБЕЛЫ. Задай мне вопросы к автору по одному, самые важные первыми. Ответы впиши в регламент, больше ничего не добавляй. Где я не ответил, оставь [уточнить]. В конце добавь ПРОВЕРКУ ДЛЯ НОВИЧКА: 3 вопроса о самых дорогих ошибках и правильные ответы.

ЭТАП 4. ПРОВЕРКА НОВИЧКОМ. Выдай итоговый регламент одним блоком, чтобы я его скопировал. Объясни, как проверить его на человеке, который эту задачу не делал: дать только регламент, не подсказывать, записать, на каком шаге он остановился и что случилось. Скажи, что после проверки я могу вернуться в этот чат с заметками. Тогда для каждой заминки назови причину и правку регламента. Новые факты не придумывай: если для правки не хватает сведений, спроси меня.

Начни с первого вопроса этапа 1.

Получилось, если у каждого шага стоит «Готово, если» и есть три вопроса для новичка.

Проверьте, что нейросеть остановится. Перед первой настоящей записью отправьте после промпта одну выдуманную строку, как будто это кусок расшифровки:

Открываю карточку клиента Петров Иван Сергеевич, телефон +7 900 000-00-01, отмечаю доставку.

Правильный ответ: нейросеть не повторяет имя и телефон, не собирает по этой строке шаг регламента и просит заменить данные пометками [клиент] и [телефон]. Проверка прошла: настоящую запись разбирайте в новом чате. Если она взяла строку в работу, настоящие записи в этот сервис не отправляйте: вставьте промпт заново целиком и повторите проверку, а если не помогло, работайте только на учебной приёмке цветов. Та же проверка подходит для промпта 1 и файла для нейросети.

Где здесь агент. Этот разговор можно отдать агенту: вы шлёте запись в Telegram-бота, он возвращает регламент и вопросы. Новичок спрашивает агента «как принять поставку» и не звонит вам в выходной. Бот получает запись целиком, со всем, что видно и слышно, поэтому шлите туда только записи без данных клиентов и сначала узнайте, можно ли пользоваться этим ботом. Чат с ботом и общую папку с регламентами не открывайте по общей ссылке.

Шаг 1. Запишите на телефон, как вы делаете задачу

Выберите одну задачу: еженедельную, на 5–30 минут, которую сейчас делаете вы или переделываете за сотрудником. Одна задача = одна запись. Дольше 15 минут? Снимите частями.

Как снимать. Телефон на подставке или в руках у помощника. Задачу в компьютере или телефоне снимайте записью экрана: она есть в шторке быстрых настроек (на iPhone её иногда сначала добавляют в «Пункт управления»). Микрофон включён.

Главное правило: говорите вслух всё, что делаете. В расшифровку попадут только слова. «Вот сюда жмём» не годится, «нажимаю синюю кнопку „Сохранить“ справа внизу» годится.

ПЕРЕД НАЧАЛОМ
- Что это за задача и когда её делают.
- Что должно получиться в конце.
- Что приготовить и где это лежит.

ПО ХОДУ
- Каждое действие словами: что беру, что нажимаю, куда кладу.
- Как я понимаю, что шаг сделан правильно (что должно быть видно).
- Где обычно ошибаются: «главное, не…», «а то…», «бывает, что…».
- Что делать, если что-то пошло не так.

В КОНЦЕ
- Как проверить результат целиком.
- Кому сообщить, что готово.

Чего не должно быть в кадре: паролей, карточек клиентов, документов с фамилиями, номеров карт. Откройте пустую или учебную карточку. Снимаете сотрудника? Спросите его согласия, а как это оформить, уточните у юриста.

Снимать некогда? Расскажите то же голосом. Это тоже запись.

Готово, если: запись до 15 минут, на ней одна задача до результата, каждое действие названо словами, в кадре нет паролей и чужих данных.

Шаг 2. Превратите запись в текст

Нейросеть работает с текстом записи (расшифровкой). Видео и звук принимают не все, поэтому текст получают заранее.

Запись я пришлю следующим сообщением. Сначала спроси, разрешено ли мне передавать её в этот сервис и нет ли в кадре и в звуке имён, телефонов и экранов с данными клиентов. Если я не знаю или нельзя, запись не проси: предложи пересказать задачу голосом без имён и данных. Если в записи всё-таки есть такие данные, остановись: не повторяй их и не расшифровывай эти места, скажи, что они уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет, попроси удалить сообщение или чат и сообщить ответственному за данные (если такого нет, юристу).
Когда пришлю, сделай дословную расшифровку этой записи на русском, не сокращая смысл. Слова-паразиты можно убрать. Непонятные слова не угадывай, помечай [?]. Действия без слов опиши в скобках, например [берёт секатор]. Если не можешь обработать файл, честно скажи об этом.

Прочитайте текст и поправьте руками слова с [?]: «секатор» легко станет «сек атор».

Длинный текст бесплатная нейросеть может обрезать. Тогда в промпте 1 (шаг 4) вместо скобки в разделе «РАСШИФРОВКА» поставьте этот блок и шлите очищенную расшифровку частями, после вопроса нейросети о разрешении:

Расшифровку я пришлю в нескольких следующих сообщениях. Пока я не напишу «ВСЁ», ничего не делай и отвечай только «Принял часть N». После слова «ВСЁ» склей части по порядку и выполни задание из этого сообщения со всем текстом целиком.

Готово, если: текст есть, места с [?] поправлены, вы узнаёте в нём свою задачу.

Шаг 3. Уберите личные данные и пароли

Текст уйдёт во внешнюю нейросеть. Скопируйте расшифровку в Word, Google Docs или заметки и через «Найти и заменить» поменяйте имена клиентов на [клиент], телефоны на [телефон], адреса на [адрес], пароли и коды на [пароль], номера договоров и карт на [номер]. В медицине уберите всё, по чему можно узнать пациента.

Пометки не стирайте: так шаг «ввести телефон» не потеряется.

Пароль прозвучал или мелькнул? Смените его. Видео с данными клиентов в нейросеть не отправляйте, только очищенный текст. Имена сотрудников и поставщиков, сказанные между делом, замените ролями: [продавец], [поставщик].

Готово, если: вместо фамилий, телефонов, адресов и паролей в тексте стоят пометки.

Шаг 4. Соберите черновик регламента

Главный промпт. Основа: шаблон extract_instructions открытой библиотеки Fabric (автор Daniel Miessler), доработанный: шаги только из записи, у каждого проверка, размытое уходит в вопросы к вам. Около 10 минут. Скобки «(вставьте ...)» во всех промптах стирайте и ставьте на их место свой текст. Свою расшифровку отправляйте вторым сообщением: нейросеть сначала спросит, можно ли её передавать и очищена ли она. Учебную можно вставить сразу.

# КТО ТЫ
Ты составляешь рабочие инструкции для новых сотрудников малого бизнеса. Пишешь так, чтобы человек в первый рабочий день сделал задачу сам, без звонка руководителю.

# ЧТО У ТЕБЯ ЕСТЬ
Расшифровка записи: владелец бизнеса сам делает задачу и проговаривает вслух, что делает. Это устная речь: в ней есть повторы, оговорки и слова-паразиты. Личные данные заменены пометками вроде [клиент] или [телефон].

# ГЛАВНЫЕ ПРАВИЛА
1. Бери шаги только из расшифровки. Ничего не добавляй от себя молча.
2. Если, по-твоему, шага не хватает, не вписывай его как факт. Вынеси его в «Вопросы к автору».
3. Один шаг = одно действие. Начинай шаг с глагола: «возьмите», «откройте», «пересчитайте».
4. Сохраняй порядок, в котором автор делал задачу.
5. Цифры, названия, сроки и время пиши ровно как в записи. Где автор сказал размыто («как обычно», «там понятно», «ну и всё такое»), не придумывай: пометь [уточнить] и задай вопрос.
6. Пиши для телефона: короткие фразы, без таблиц, не больше 12 шагов. Если выходит больше, раздели на части с подзаголовками.

# ФОРМАТ ОТВЕТА
НАЗВАНИЕ: «Как ...».
ДЛЯ КОГО И КОГДА: кто делает и в какой момент.
РЕЗУЛЬТАТ: как выглядит задача, сделанная правильно, 1–2 строки.
ЧТО ПРИГОТОВИТЬ: список.
ШАГИ: нумерованный список. Под каждым шагом строка «Готово, если: ...» с признаком, который можно увидеть или проверить: число, подпись, фото, запись в таблице. Слова «аккуратно» и «правильно» не подходят.
ТИПОВЫЕ ОШИБКИ: только то, что автор сам назвал ошибкой («главное, не…», «а то…», «бывает, что…»). Каждая: ошибка → чем плохо → как правильно. Если автор не сказал, чем плохо, напиши [уточнить].
ВОЗМОЖНЫЕ ОШИБКИ (МОЁ ПРЕДПОЛОЖЕНИЕ): до 3 мест, где, по-твоему, новичок может ошибиться. Явно пометь, что это предположение, а не слова автора.
ВОПРОСЫ К АВТОРУ: все места с [уточнить] и пропущенные шаги, по одному вопросу на строку, самые важные первыми.

Отвечай по-русски.

# ДАННЫЕ
Если ниже учебная расшифровка магазина «Ромашка», сразу работай по ней. Иначе, до того как я пришлю свою, спроси одним вопросом: разрешено ли мне передавать эту запись в этот сервис и очищена ли расшифровка (нет имён клиентов, телефонов, адресов, паролей, номеров договоров и карт, вместо них пометки). Не знаю или нельзя: настоящую расшифровку не проси, предложи учебную приёмку цветов или пересказ задачи голосом без имён и данных. Если в расшифровке всё-таки есть имена, телефоны, адреса или пароль, остановись: не повторяй и не разбирай эти места. Скажи прямо, что данные уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет. Попроси удалить сообщение или весь чат, сообщить ответственному за данные в компании (если такого нет, юристу), сменить пароль, если он прозвучал, и начать новый чат с очищенным текстом.

# РАСШИФРОВКА
(вставьте учебную расшифровку или напишите «пришлю следующим сообщением»)

Потренируйтесь на учебной записи. Магазин «Ромашка» и разговор придуманы. Вставьте его в промпт 1.

Так, записываю. Это приёмка утренней поставки. Машина приходит где-то в восемь, водитель отдаёт коробки и накладную. Первое: накладную не подписываем сразу, вот это главное. Сначала считаем.
Открываю коробку, вот розы. Считаю по пачкам: в пачке десять штук, пачек пять, значит, по накладной пятьдесят. Пересчитываю каждую пачку, бывает, в пачке девять. Сегодня, смотрите, в одной восемь. Значит, пришло сорок восемь.
Дальше смотрю бутоны. Вот этот сломан, вот этот тоже, и вот ещё один, головка висит. Три штуки брак. Их откладываю отдельно и фотографирую прямо на накладной, чтобы было видно дату. Без фото поставщик деньги не вернёт, это проверено.
Потом пишу на накладной: недостача две, брак три. И только теперь подписываю, и водитель тоже расписывается рядом с пометкой.
Дальше цветы. Снимаю упаковку, обрезаю стебли наискосок, сантиметра на два, секатором, не ножницами. Ставлю в вёдра с водой, вода из-под крана, не горячая. Ну и в холодильник.
И потом в таблицу, как обычно. Ну, там всё понятно.
Фото брака отправляю менеджеру поставщика в мессенджер, до десяти утра, потом они уже не принимают.
Главное, не ставьте розы в холодильник в упаковке, они там запариваются. И не забудьте вёдра помыть с вечера, а то...
Всё, вроде всё.

Что примерно выйдет (сокращено, у разных нейросетей по-разному):

Пример ответа

Шапка
НАЗВАНИЕ: Как принять утреннюю поставку цветов
ДЛЯ КОГО И КОГДА: [уточнить: кто принимает]; утром, около 8:00, когда приезжает машина.
РЕЗУЛЬТАТ: товар пересчитан, недостача и брак на накладной и на фото, цветы в холодильнике, фото у поставщика до 10:00.
ЧТО ПРИГОТОВИТЬ: секатор, вёдра, вымытые с вечера.

Шаги
1. Возьмите у водителя коробки и накладную, пока не подписывайте. Готово, если: вашей подписи на накладной нет.
2. Пересчитайте розы в каждой пачке. Готово, если: есть число по факту (по накладной 50, пришло 48).
3. Отложите сломанные бутоны и с висящей головкой. Готово, если: брак лежит отдельно и посчитан (3).
4. Сфотографируйте брак прямо на накладной. Готово, если: на фото видно цветы и дату.
5. Напишите на накладной «недостача 2, брак 3». Готово, если: пометка стоит до подписи.
6. Подпишите накладную и попросите водителя расписаться рядом. Готово, если: на накладной две подписи.
7–8. Упаковка, срез на 2 см секатором, вёдра, холодильник.
9. Внесите приёмку в таблицу [уточнить]. Готово, если: [уточнить].
10. Отправьте фото брака менеджеру поставщика. Готово, если: сообщение ушло раньше 10:00.

Ошибки
ТИПОВЫЕ ОШИБКИ: подписать накладную до пересчёта → [уточнить] · нет фото брака → поставщик не вернёт деньги · фото после 10:00 → не принимают · розы в упаковке в холодильнике → запариваются · вёдра не помыты → [уточнить].

Вопросы
ВОПРОСЫ К АВТОРУ: 1. Какая таблица и что в неё вписывать? 2. Почему нельзя подписать накладную сразу? 3. Что будет, если не помыть вёдра? 4. Что делать, если водитель не расписывается? 5. Где контакт менеджера поставщика? 6. Остальные цветы принимать так же? 7. Кто принимает поставку?

На «как обычно» и «а то...» нейросеть поставила [уточнить] и задала вопрос. Вопросов ноль? Значит, она заполнила пробелы сама. Напишите ей: «Где я сказал размыто или пропустил шаг? Найди минимум три места».

Готово, если:

• в ответе есть все разделы;
• каждый шаг начинается с глагола, под каждым «Готово, если»;
• вопросов к автору не меньше двух;
• лишних шагов нет. Возьмите 3 любых шага и найдите главное слово каждого в расшифровке (Ctrl+F, на Mac Cmd+F, в Google Docs на телефоне: три точки → «Найти и заменить»). Надиктовали в чат? Сверьте глазами.

Черновик регламента готов. Значит, у вас уже есть помощник, который пишет регламенты по вашей записи. Пока каждый раз вы объясняете ему задачу заново. Чтобы он знал ваш бизнес целиком, держал в памяти ваши процессы и «главное, не…» и делал эту работу по одному поручению, его надо собрать как сотрудника: с ролью, знаниями и первым заданием. Этим занимаемся на «Совете директоров», 7-й этаж.

На 7-й этаж — Совет директоров

Шаг 5. Закройте пробелы

Ответьте на вопросы в том же чате, можно голосом, по номерам. Около 10 минут. Людей называйте ролями: «продавец утренней смены», а не по имени.

Вот мои ответы на твои вопросы к автору:
(вставьте ответы по номерам вопросов)

Если ты ещё не спрашивал в этом чате, разрешено ли мне передавать сведения о задаче в этот сервис, спроси до работы; не знаю или нельзя: работай только с учебными ответами со страницы инструкции. Если в ответах всё-таки есть имена клиентов, телефоны, адреса или пароль, остановись: не повторяй и не вписывай их в регламент. Скажи прямо, что они уже ушли на сервер сервиса и удаление сообщения этого не отменяет, попроси удалить сообщение и прислать ответы с пометками.

Обнови регламент:
1. Впиши ответы в нужные шаги и в «Типовые ошибки». Пометки [уточнить], на которые я ответил, убери.
2. Где я не ответил, оставь [уточнить].
3. Ничего, кроме моих ответов, не добавляй.
4. В конце добавь блок ПРОВЕРКА ДЛЯ НОВИЧКА: 3 вопроса, на которые сотрудник должен ответить после чтения регламента, и правильные ответы. Вопросы про самые дорогие ошибки, а не про мелочи.
5. Выдай регламент целиком одним блоком, чтобы я мог его скопировать. Первой строкой напиши «Версия 1 · дата · автор», дату и автора я впишу сам.

Учебные ответы владельца (тоже придуманы): «1. Google Таблица „Приёмка“, по строке на сорт: дата, сорт, по накладной, пришло, брак, кто принимал. 2. Подписал, значит, согласился, что всё пришло. 3. В грязных вёдрах цветы вянут раньше. 4. Не спорить, сфотографировать накладную с пометкой, написать менеджеру поставщика. 5. В закрепе рабочего чата. 6. Да. 7. Продавец утренней смены».

Пример ответа (сокращено, только изменения)
9. Откройте Google Таблицу «Приёмка», заполните строку на каждый сорт. Готово, если: есть строка с сегодняшней датой: розы, 50, 48, 3, ваше имя.
ПРОВЕРКА ДЛЯ НОВИЧКА:
1. Когда можно подписать накладную? → Только после пересчёта и пометки о недостаче и браке.
2. Что нужно, чтобы поставщик вернул деньги за брак? → Фото брака на накладной с видимой датой, отправленное менеджеру до 10:00.
3. По накладной в пачке 10 роз, а вы насчитали 9. Что делаете? → Пишу недостачу 1 на накладной до подписи.

Сверка цифр: 5 пачек по 10 = 50 по накладной; 4 полные пачки и одна из 8 = 48 пришло; недостача 50 − 48 = 2; брак 3, годных 48 − 3 = 45; претензия поставщику на 2 + 3 = 5 роз; 45 + 5 = 50, сходится.

Готово, если: пометок [уточнить] не осталось или вы оставили их сознательно; есть «Проверка для новичка» с ответами; регламент влезает в один-два экрана телефона.

Шаг 6. Проверьте регламент на новичке

Без этого шага регламент так и останется написанным для вас.

Кто проверяет: тот, кто задачу ни разу не делал: новый сотрудник, коллега, кто-то из семьи. Время: задача плюс 10 минут.

1. Дайте только регламент, без объяснений.
2. Молчите и не подсказывайте. Это самое трудное.
3. Записывайте каждую заминку: номер шага, что случилось, подсказали ли вы.
4. Потом задайте 3 вопроса из «Проверки для новичка» и сверьте итог с «Результатом».

Заметки отдайте нейросети в том же чате:

Вот регламент:
(вставьте регламент; если он уже есть выше в этом чате, напишите «регламент выше»)

Новичок выполнил задачу по нему. Вот где он остановился или ошибся:
(вставьте заметки из листа наблюдения)

Для каждой заминки:
1. Назови причину: шаг непонятный, шага не хватает, у шага нет понятного «Готово, если» или человек просто ошибся, а регламент верный.
2. Предложи правку регламента. Новые факты не придумывай: если для правки не хватает сведений, задай мне вопрос.
Потом выдай исправленный регламент целиком и отметь изменения пометкой [новое].
Если ты ещё не спрашивал в этом чате, разрешено ли мне передавать сведения о задаче и сотруднике в этот сервис, спроси до разбора; не знаю или нельзя: разбирай только учебные заметки со страницы инструкции. Если в заметках есть имена людей, телефоны или данные клиентов, остановись: не повторяй их и не вписывай в регламент, скажи, что они уже ушли на сервер сервиса, и попроси прислать заметки с ролями вместо имён.

Учебные заметки: «Шаг 2: хризантемы пришли ветками, не поняла, как считать. Шаг 4: сфотографировала брак отдельно, без накладной. Шаги 7–8: пять минут искала секатор».

Пример ответа (сокращено)
Шаг 2: шага не хватает, цветы ветками не описаны. Вопрос: как их считать?
Шаг 4: правка «Положите брак на накладную, на одном фото и цветы, и дата» [новое].
Шаги 7–8: вопрос: где лежит секатор? Впишу в «Что приготовить» [новое].

Готово, если: новичок сделал задачу без ваших подсказок, результат совпал с «Результатом», на 3 вопроса ответил верно. Подсказали хоть раз? Поправьте регламент промптом 3. После крупных правок проверьте на другом человеке: первый уже всё запомнил.

Шаг 7. Положите регламент на место и обновляйте

Одно место для всех регламентов: папка в Google Диске или Яндекс Диске, закреп в рабочем чате или общая заметка. Название вроде «Приёмка поставки · версия 1 · 17.10». Сотрудник должен найти его с телефона за минуту. Доступ к папке давайте сотрудникам по приглашению, а не общей ссылкой «для всех, у кого есть ссылка». В регламенте не должно быть паролей и данных клиентов, только пометки.

Делаете регламенты часто? Положите промпт 1 в проект ChatGPT или Claude (папку, где нейросеть помнит инструкции). Где проектов нет, держите промпты 1–3 в заметке и вставляйте в начало нового чата. Проект, заметку и чаты держите без общего доступа и без ссылок для других. Записи шлёте в Telegram-бота? Он получает каждую запись целиком, поэтому туда только записи без данных клиентов.

Обновляйте по вопросам. Сотрудник дважды спросил одно и то же? Ответ должен быть в регламенте. Изменился процесс? Перезапишите эту часть и обновите регламент промптом 2.

В календарь: через день сотрудник делает задачу сам по регламенту, через неделю 3 вопроса устно, раз в месяц 10 минут на новую версию.

Готово, если: регламент лежит там, где его найдут с телефона, у него есть версия и дата, проверка через неделю стоит в календаре.

Как это работает у нас

В клинику вышел новый администратор. Я дал ему браслет-диктофон: походи, опытный администратор всё расскажет. Два дня новичок ходил с браслетом за опытным администратором. Запись ушла в систему, и у меня появились регламенты для администратора. Весной я рассказывал это со сцены с восторгом: «Тебе не надо ничего писать».

Запись даёт черновик, а не готовый регламент. Поэтому после записи здесь идут вопросы к вам и проверка на новичке.

• Не всё сразу. К концу августа в папке администраторов накопилось восемь документов. Во внутренней заметке записали: «Отдать всё разом одному человеку — верный способ, что не заработает ничего». Решили отдавать волнами: три документа, 15 минут разговора и три вопроса на понимание, как в шаге 6.
• Стандарт снимаем с тех, у кого получается. Скрипт входящего звонка для администраторов собран из фраз удачных звонков.
• Из записей учатся и агенты. Летом так разобрали 12 вебинаров поставщика нашей программы для клиник: запись → расшифровка → выжимка в знания агента-маркетолога. Расшифровка целиком туда не идёт: в ней 10–50% рекламы.

Партнёр по практикуму Сергей Незванкин раскладывает правила так: папка на отдел, файл на правило, рядом журнал решений. Регламентам подойдёт то же: папка «Кадры», файл «Приёмка · версия 2», в журнале строка, что поменяли.

Что проверить

[ ] Запись: одна задача, до 15 минут, каждое действие названо словами.
[ ] Передавать запись в этот сервис разрешено (или всё пройдено на учебной приёмке цветов).
[ ] Проверка выдуманной строкой: нейросеть остановилась и не повторила имя и телефон.
[ ] В расшифровке вместо фамилий, телефонов, адресов и паролей стоят пометки.
[ ] Чат, проект и папка с регламентами без общего доступа по ссылке.
[ ] У каждого шага есть «Готово, если», которое можно увидеть или проверить.
[ ] 3 случайных шага нашлись в расшифровке.
[ ] На все вопросы к автору даны ответы.
[ ] Новичок сделал задачу без подсказок и ответил на 3 вопроса.
[ ] Регламент лежит в общем месте, с версией и датой; проверка через неделю в календаре.

Что пошло не так